Một số lưu ý khi chọn địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp
Trụ sở chính là nơi gắn với doanh nghiệp trong quá trình hoạt động, ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh và liên quan đến các yếu tố pháp lý. Khi chọn địa điểm đặt trụ sở chính, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau để không vi phạm:
Doanh nghiệp là một tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật. Theo đó, trụ sở là một thành phần bắt buộc của mọi doanh nghiệp, một khi đã thành lập doanh nghiệp thì phải có địa chỉ trụ sở để giao dịch.
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định cụ thể về trụ sở chính doanh nghiệp như sau:
Cơ quan nhà nước liên hệ với doanh nghiệp bằng đường công văn luôn gửi trực tiếp về địa chỉ trụ sở chính. Doanh nghiệp cần đảm bảo địa chỉ đăng ký rõ ràng để không bị thất lạc công văn gây ảnh hưởng đến việc liên lạc với cơ quan nhà nước.
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Luật Nhà ở năm 2014:
- Nhà chung cư có mục đích để ở là nhà chung cư được thiết kế, xây dựng chỉ sử dụng cho mục đích để ở.
- Nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp là nhà chung cư được thiết kế, xây dựng để sử dụng vào mục đích ở và các mục đích khác như làm văn phòng, dịch vụ, thương mại.
Nếu doanh nghiệp muốn sử dụng căn hộ chung cư để làm trụ sở thì cần xác định rõ là nhà chung cư chứa căn hộ đó thuộc loại nào: nhà chung cư có mục đích để ở hay có mục đích sử dụng hỗn hợp?
Trường hợp căn hộ nằm trong nhà chung cư có mục đích để ở thì doanh nghiệp không được phép đặt làm trụ sở doanh nghiệp.
Trường hợp căn hộ nằm trong nhà chung cư có mục đích hỗn hợp và căn hộ đó thuộc khu vực được phép kinh doanh thì mới có thể sử dụng để làm trụ sở doanh nghiệp.
Và trong trường hợp này, doanh nghiệp cần xuất trình các tài liệu chứng minh nhà chung cư mà mình đang sử dụng là “nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp”, hợp đồng thuê nhà hoặc bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu căn hộ … để được Phòng đăng ký kinh doanh xem xét chấp nhận hồ sơ. Ngoài ra, doanh nghiệp phải đăng ký địa chỉ trụ sở là địa chỉ căn hộ chung cư (số phòng, số tòa nhà,…).
Việc treo biển hiệu là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp. Biển hiệu của doanh nghiệp phải được treo ở cổng chính hoặc mặt trước của trụ sở, và phải chứa các thông tin sau:
- Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);
- Tên doanh nghiệp theo đúng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Địa chỉ, số điện thoại.
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 52 của Nghị định 122/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp có hành vi không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính thì sẽ bị xử phạt 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng và buộc phải gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính.
Đối với những doanh nghiệp hoạt động các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, ngoài việc tuân thủ các quy định nêu trên, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp còn phải đáp ứng một số điều kiện theo từng ngành nghề cụ thể.
Ví dụ: Đối với doanh nghiệp sản xuất mỹ phẩm, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện về trụ sở như sau:
- Có địa điểm, diện tích, nhà xưởng, trang thiết bị đáp ứng với yêu cầu về dây chuyền sản xuất, loại sản phẩm mỹ phẩm mà cơ sở đó dự kiến sản xuất như đã nêu trong hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm;
- Kho bảo quản nguyên liệu, vật liệu đóng gói và thành phẩm phải bảo đảm có sự tách biệt giữa nguyên liệu, vật liệu đóng gói và thành phẩm; có khu vực riêng để bảo quản các chất dễ cháy nổ, các chất độc tính cao, nguyên, vật liệu và sản phẩm bị loại, bị thu hồi và bị trả lại.
Quý thành viên có thể xem chi tiết điều kiện các ngành, nghề khác tại Ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.
1. Xác định cụ thể thông tin địa chỉ trụ sở chính
Doanh nghiệp là một tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật. Theo đó, trụ sở là một thành phần bắt buộc của mọi doanh nghiệp, một khi đã thành lập doanh nghiệp thì phải có địa chỉ trụ sở để giao dịch.
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định cụ thể về trụ sở chính doanh nghiệp như sau:
Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệpNhư vậy, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp phải được xác định rõ ràng, cụ thể. Hơn nữa, doanh nghiệp nên lựa chọn trụ sở ổn định, lâu dài để tránh việc phải thay đổi hoặc điều chỉnh thông tin về đăng ký kinh doanh, hóa đơn.
Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Cơ quan nhà nước liên hệ với doanh nghiệp bằng đường công văn luôn gửi trực tiếp về địa chỉ trụ sở chính. Doanh nghiệp cần đảm bảo địa chỉ đăng ký rõ ràng để không bị thất lạc công văn gây ảnh hưởng đến việc liên lạc với cơ quan nhà nước.
2. Không đặt trụ sở doanh nghiệp tại nhà chung cư có mục đích là để ở
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Luật Nhà ở năm 2014:
“Điều 3. Giải thích từ ngữNhư vậy, nhà chung cư gồm 02 loại là:
Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
…
3. Nhà chung cư là nhà có từ 2 tầng trở lên, có nhiều căn hộ, có lối đi, cầu thang chung, có phần sở hữu riêng, phần sở hữu chung và hệ thống công trình hạ tầng sử dụng chung cho các hộ gia đình, cá nhân, tổ chức, bao gồm nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở và nhà chung cư được xây dựng có mục đích sử dụng hỗn hợp để ở và kinh doanh.”
- Nhà chung cư có mục đích để ở là nhà chung cư được thiết kế, xây dựng chỉ sử dụng cho mục đích để ở.
- Nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp là nhà chung cư được thiết kế, xây dựng để sử dụng vào mục đích ở và các mục đích khác như làm văn phòng, dịch vụ, thương mại.
Nếu doanh nghiệp muốn sử dụng căn hộ chung cư để làm trụ sở thì cần xác định rõ là nhà chung cư chứa căn hộ đó thuộc loại nào: nhà chung cư có mục đích để ở hay có mục đích sử dụng hỗn hợp?
Trường hợp căn hộ nằm trong nhà chung cư có mục đích để ở thì doanh nghiệp không được phép đặt làm trụ sở doanh nghiệp.
Trường hợp căn hộ nằm trong nhà chung cư có mục đích hỗn hợp và căn hộ đó thuộc khu vực được phép kinh doanh thì mới có thể sử dụng để làm trụ sở doanh nghiệp.
Và trong trường hợp này, doanh nghiệp cần xuất trình các tài liệu chứng minh nhà chung cư mà mình đang sử dụng là “nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp”, hợp đồng thuê nhà hoặc bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu căn hộ … để được Phòng đăng ký kinh doanh xem xét chấp nhận hồ sơ. Ngoài ra, doanh nghiệp phải đăng ký địa chỉ trụ sở là địa chỉ căn hộ chung cư (số phòng, số tòa nhà,…).
3. Quy định về treo biển tại trụ sở
Việc treo biển hiệu là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp. Biển hiệu của doanh nghiệp phải được treo ở cổng chính hoặc mặt trước của trụ sở, và phải chứa các thông tin sau:
- Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);
- Tên doanh nghiệp theo đúng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Địa chỉ, số điện thoại.
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 52 của Nghị định 122/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp có hành vi không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính thì sẽ bị xử phạt 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng và buộc phải gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính.
4. Địa chỉ đặt trụ sở chính của doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện khác
Đối với những doanh nghiệp hoạt động các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, ngoài việc tuân thủ các quy định nêu trên, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp còn phải đáp ứng một số điều kiện theo từng ngành nghề cụ thể.
Ví dụ: Đối với doanh nghiệp sản xuất mỹ phẩm, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện về trụ sở như sau:
- Có địa điểm, diện tích, nhà xưởng, trang thiết bị đáp ứng với yêu cầu về dây chuyền sản xuất, loại sản phẩm mỹ phẩm mà cơ sở đó dự kiến sản xuất như đã nêu trong hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm;
- Kho bảo quản nguyên liệu, vật liệu đóng gói và thành phẩm phải bảo đảm có sự tách biệt giữa nguyên liệu, vật liệu đóng gói và thành phẩm; có khu vực riêng để bảo quản các chất dễ cháy nổ, các chất độc tính cao, nguyên, vật liệu và sản phẩm bị loại, bị thu hồi và bị trả lại.
Quý thành viên có thể xem chi tiết điều kiện các ngành, nghề khác tại Ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.
Tin liên quan :