Phân biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Hiện nay hóa đơn điện tử là 1 phần quan trọng trong các hoạt động kinh doanh, quản lý tài chính. Thế nhưng hóa đơn điện tử lại không chỉ có 1 loại, đặc biệt thời gian gần đây khái niệm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đang phổ biến hơn. Cùng Kế Toán Tín Việt phân biệt hai loại hóa đơn trên.
1. Bản chất pháp lý của hai loại hóa đơn
Hóa đơn điện tử thông thường và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đều là hóa đơn điện tử hợp pháp. Hai loại này không khác nhau về giá trị pháp lý, mà khác nhau ở cách lập hóa đơn, cách vận hành trong thực tế và cách dữ liệu được truyền sang cơ quan thuế.
Tuy nhiên, với các mô hình bán trực tiếp cho người tiêu dùng cuối như bán lẻ, nhà hàng, quán ăn, quán cafe, spa, khách sạn, homestay, airbnb, kể từ ngày 01/06/2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không còn là lựa chọn, mà là nghĩa vụ bắt buộc.
Từ ngày 01/01/2026, khi toàn bộ hộ kinh doanh chuyển sang cơ chế kê khai, dữ liệu doanh thu sẽ được theo dõi thường xuyên và liên tục. Khi đó, hóa đơn từ máy tính tiền trở thành chuẩn vận hành bắt buộc của toàn bộ hệ sinh thái bán lẻ và dịch vụ tiêu dùng.
2. Hóa đơn điện tử thông thường là gì
Hóa đơn điện tử thông thường được lập trên phần mềm hóa đơn điện tử hoặc phần mềm kế toán. Người lập phải đăng nhập hệ thống, nhập đầy đủ thông tin người mua, hàng hóa, thuế, sau đó ký số và gửi cho khách.
Về kỹ thuật, hóa đơn điện tử thông thường tồn tại dưới hai dạng. Dạng có mã của cơ quan thuế là từng hóa đơn phải được gửi lên hệ thống thuế để cấp mã trước khi gửi cho người mua. Dạng không mã là hóa đơn được gửi thẳng cho khách và dữ liệu sẽ được gửi tổng hợp cho cơ quan thuế theo kỳ.
Loại hóa đơn này phù hợp với giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, giao dịch theo hợp đồng hoặc mô hình mỗi ngày chỉ phát sinh ít hóa đơn giá trị lớn. Nếu dùng cho quán ăn, cửa hàng bán lẻ, spa, khách sạn có hàng chục đến hàng trăm giao dịch nhỏ mỗi ngày thì sẽ rất nặng vận hành, dễ sai sót và tiềm ẩn rủi ro lớn khi cơ quan thuế đối soát.
3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì
Đây là hóa đơn điện tử được lập trực tiếp từ hệ thống tính tiền tại điểm bán như máy POS, máy tính tiền điện tử hoặc phần mềm bán hàng đã kết nối trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế.
Mỗi lần thu tiền khách tại quầy, hệ thống vừa tính tiền, vừa tự động lập hóa đơn và đồng thời đẩy dữ liệu sang cơ quan thuế gần như ngay tức thì theo chuẩn kết nối.
Nội dung hóa đơn được thiết kế gọn để phục vụ giao dịch bán lẻ, bao gồm thông tin người bán, thông tin người mua nếu khách có yêu cầu, tên hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng tiền thanh toán, thuế suất, thời điểm lập và mã cơ quan thuế hoặc dữ liệu tra cứu. Theo quy định mới, loại hóa đơn này không bắt buộc hiển thị chữ ký số trên bản in cho khách vì dữ liệu đã được hệ thống kiểm soát trực tiếp.
4. Khác biệt cốt lõi giữa hai loại hóa đơn trong vận hành
Khác biệt lớn nhất nằm ở thời điểm cơ quan thuế nắm được doanh thu. Với hóa đơn điện tử thông thường, doanh thu chỉ được ghi nhận khi kế toán chủ động lập hóa đơn nên luôn có độ trễ. Với hóa đơn từ máy tính tiền, bán đến đâu thuế nắm dữ liệu đến đó, gần như theo thời gian thực.
Khác biệt tiếp theo là ở quản trị vận hành. Hóa đơn từ máy tính tiền giúp tự động hóa hầu hết quy trình ghi nhận doanh thu, giảm áp lực cho kế toán và giúp chủ quán, chủ shop, chủ spa, chủ khách sạn quản lý doanh thu theo ca, theo ngày, theo sản phẩm và theo nhân viên một cách minh bạch.
5. Vì sao bán lẻ, nhà hàng, quán ăn, cafe, spa, khách sạn, homestay, airbnb bắt buộc phải dùng hóa đơn từ máy tính tiền
Các mô hình này có điểm chung là bán trực tiếp cho người tiêu dùng cuối và thu tiền ngay tại chỗ. Mỗi ngày phát sinh rất nhiều giao dịch nhỏ. Đây chính là nhóm có rủi ro thất thu thuế cao nhất nếu không kiểm soát doanh thu theo thời gian thực.
Vì vậy, Nhà nước yêu cầu nhóm ngành này phải triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khi đủ điều kiện doanh thu. Bản chất của chính sách là minh bạch doanh thu ngay tại điểm bán và chuẩn hóa dữ liệu thị trường.
6. Mốc doanh thu 1 tỷ đồng mỗi năm và thực tế thị trường
Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng mỗi năm trở lên, nếu hoạt động trong bán lẻ, ăn uống, lưu trú và dịch vụ tiêu dùng cá nhân, thì bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kể từ ngày 01/06/2025.
Trong thực tế, hầu hết mô hình bán lẻ và dịch vụ hoạt động ổn định đều rất dễ vượt mốc 1 tỷ đồng mỗi năm. Điều đó có nghĩa là số người thuộc diện bắt buộc trên thị trường là đa số chứ không còn là thiểu số.
7. Từ ngày 01/01/2026, toàn bộ hộ kinh doanh chuyển sang kê khai
Từ ngày 01/01/2026, toàn bộ hộ kinh doanh chuyển sang cơ chế kê khai. Doanh thu được theo dõi thường xuyên, dòng tiền được đối soát liên tục và hóa đơn trở thành dấu vết pháp lý bắt buộc cho mọi giao dịch. Khi đó, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không còn là yêu cầu riêng của nhóm doanh thu trên 1 tỷ nữa mà trở thành chuẩn vận hành cho toàn bộ hệ sinh thái bán lẻ và dịch vụ tiêu dùng.
8. Rủi ro nếu vẫn dùng hóa đơn cũ sau 01/06/2025
Sau thời điểm 01/06/2025, nếu hệ thống POS đã kết nối với cơ quan thuế mà vẫn bán tại quầy nhưng xuất hóa đơn điện tử thông thường hoặc không xuất hóa đơn kịp thời, rủi ro không chỉ là tiền phạt hành chính. Nguy cơ lớn hơn là bị ấn định doanh thu, bị truy thu thuế và mất quyền chủ động dữ liệu để giải trình khi cơ quan thuế đối soát hệ thống.
9. Trường hợp bán đa kênh trong thực tế
Nhiều mô hình hiện nay vừa bán tại quầy, vừa bán qua app, vừa có khách doanh nghiệp. Nguyên tắc áp dụng là giao dịch bán lẻ tại quầy cho người tiêu dùng cuối phải dùng hóa đơn từ máy tính tiền, còn giao dịch với doanh nghiệp theo hợp đồng vẫn được dùng hóa đơn điện tử thông thường. Tuyệt đối không dùng hóa đơn thông thường để xuất cho giao dịch bán lẻ tại quầy.
10. Người kinh doanh cần làm gì ngay bây giờ
Người kinh doanh cần xác định đúng mô hình hoạt động thực tế của mình, không nhìn theo giấy phép. Cần kiểm tra lại hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế để biết đang đăng ký loại hóa đơn nào. Đồng thời cần chủ động làm việc với nhà cung cấp phần mềm bán hàng và phần mềm hóa đơn điện tử có kết nối trực tiếp với hệ thống thuế để thiết lập máy POS và đào tạo nhân viên.
Từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận hình thức hóa đơn từ máy tính tiền, phải ngừng hoàn toàn việc sử dụng hóa đơn điện tử cũ. Trách nhiệm cuối cùng trong toàn bộ câu chuyện này không nằm ở kế toán hay nhà cung cấp phần mềm, mà nằm ở chính chủ cơ sở kinh doanh.
11. Đôi dòng kết luận
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không còn là câu chuyện lựa chọn công cụ, mà là lựa chọn cách chơi trong một thị trường đã bước sang giai đoạn quản trị bằng dữ liệu. Từ 01/06/2025, đây là nghĩa vụ pháp lý. Từ 01/01/2026, khi toàn bộ hộ kinh doanh chuyển sang kê khai, đây sẽ là chuẩn vận hành bắt buộc.
Ai chủ động từ 2025 là người bước vào 2026 với dữ liệu trong tay, dòng tiền trong tầm kiểm soát và thế trận pháp lý vững vàng. Ai chần chừ sẽ bước vào giai đoạn mới trong trạng thái bị động, vừa tốn chi phí chuyển đổi, vừa chịu áp lực kiểm soát rất lớn.
Với bán lẻ, nhà hàng, quán ăn, quán cafe, spa, khách sạn, homestay, airbnb, cần nhìn thẳng một điều: hóa đơn từ máy tính tiền không phải là xu hướng, mà là tiêu chuẩn tất yếu của một thị trường đã chuyển sang quản trị minh bạch bằng công nghệ.
12. Căn cứ pháp lý đang áp dụng
Toàn bộ nội dung trên được tổng hợp trên cơ sở Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ; được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP với hiệu lực từ 01/06/2025; và được hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 32/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính, cũng có hiệu lực từ 01/06/2025.
Quý khách cần tư vấn dịch vụ thành lập công ty và hộ kinh doanh, thành lập chi nhánh, thay đổi giấy phép, kế toán thuế trọn gói vui lòng liên hệ thông tin bên dưới.
Theo dõi chúng tôi tại
TRUNG TÂM TƯ VẤN GIẤY PHÉP - THUẾ - KẾ TOÁN TÍN VIỆT
Văn phòng: 11/7 Thoại Ngọc Hầu, Phường Tân Phú, TPHCM
Google Map: Xem đường đi
Thời gian mở cửa: Thứ 2 - Sáng Thứ 7: Sáng 08:00 AM - 12:00 PM; Chiều 13:00 AM - 17:00 PM
[E]: admin@ketoantinviet.com
[W]: ketoantinviet.vn - ketoantinviet.com.vn - ketoantinviet.com
1. Bản chất pháp lý của hai loại hóa đơn
Hóa đơn điện tử thông thường và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đều là hóa đơn điện tử hợp pháp. Hai loại này không khác nhau về giá trị pháp lý, mà khác nhau ở cách lập hóa đơn, cách vận hành trong thực tế và cách dữ liệu được truyền sang cơ quan thuế.
Tuy nhiên, với các mô hình bán trực tiếp cho người tiêu dùng cuối như bán lẻ, nhà hàng, quán ăn, quán cafe, spa, khách sạn, homestay, airbnb, kể từ ngày 01/06/2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không còn là lựa chọn, mà là nghĩa vụ bắt buộc.
Từ ngày 01/01/2026, khi toàn bộ hộ kinh doanh chuyển sang cơ chế kê khai, dữ liệu doanh thu sẽ được theo dõi thường xuyên và liên tục. Khi đó, hóa đơn từ máy tính tiền trở thành chuẩn vận hành bắt buộc của toàn bộ hệ sinh thái bán lẻ và dịch vụ tiêu dùng.
2. Hóa đơn điện tử thông thường là gì
Hóa đơn điện tử thông thường được lập trên phần mềm hóa đơn điện tử hoặc phần mềm kế toán. Người lập phải đăng nhập hệ thống, nhập đầy đủ thông tin người mua, hàng hóa, thuế, sau đó ký số và gửi cho khách.
Về kỹ thuật, hóa đơn điện tử thông thường tồn tại dưới hai dạng. Dạng có mã của cơ quan thuế là từng hóa đơn phải được gửi lên hệ thống thuế để cấp mã trước khi gửi cho người mua. Dạng không mã là hóa đơn được gửi thẳng cho khách và dữ liệu sẽ được gửi tổng hợp cho cơ quan thuế theo kỳ.
Loại hóa đơn này phù hợp với giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, giao dịch theo hợp đồng hoặc mô hình mỗi ngày chỉ phát sinh ít hóa đơn giá trị lớn. Nếu dùng cho quán ăn, cửa hàng bán lẻ, spa, khách sạn có hàng chục đến hàng trăm giao dịch nhỏ mỗi ngày thì sẽ rất nặng vận hành, dễ sai sót và tiềm ẩn rủi ro lớn khi cơ quan thuế đối soát.
3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì
Đây là hóa đơn điện tử được lập trực tiếp từ hệ thống tính tiền tại điểm bán như máy POS, máy tính tiền điện tử hoặc phần mềm bán hàng đã kết nối trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế.
Mỗi lần thu tiền khách tại quầy, hệ thống vừa tính tiền, vừa tự động lập hóa đơn và đồng thời đẩy dữ liệu sang cơ quan thuế gần như ngay tức thì theo chuẩn kết nối.
Nội dung hóa đơn được thiết kế gọn để phục vụ giao dịch bán lẻ, bao gồm thông tin người bán, thông tin người mua nếu khách có yêu cầu, tên hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng tiền thanh toán, thuế suất, thời điểm lập và mã cơ quan thuế hoặc dữ liệu tra cứu. Theo quy định mới, loại hóa đơn này không bắt buộc hiển thị chữ ký số trên bản in cho khách vì dữ liệu đã được hệ thống kiểm soát trực tiếp.
4. Khác biệt cốt lõi giữa hai loại hóa đơn trong vận hành
Khác biệt lớn nhất nằm ở thời điểm cơ quan thuế nắm được doanh thu. Với hóa đơn điện tử thông thường, doanh thu chỉ được ghi nhận khi kế toán chủ động lập hóa đơn nên luôn có độ trễ. Với hóa đơn từ máy tính tiền, bán đến đâu thuế nắm dữ liệu đến đó, gần như theo thời gian thực.
Khác biệt tiếp theo là ở quản trị vận hành. Hóa đơn từ máy tính tiền giúp tự động hóa hầu hết quy trình ghi nhận doanh thu, giảm áp lực cho kế toán và giúp chủ quán, chủ shop, chủ spa, chủ khách sạn quản lý doanh thu theo ca, theo ngày, theo sản phẩm và theo nhân viên một cách minh bạch.
5. Vì sao bán lẻ, nhà hàng, quán ăn, cafe, spa, khách sạn, homestay, airbnb bắt buộc phải dùng hóa đơn từ máy tính tiền
Các mô hình này có điểm chung là bán trực tiếp cho người tiêu dùng cuối và thu tiền ngay tại chỗ. Mỗi ngày phát sinh rất nhiều giao dịch nhỏ. Đây chính là nhóm có rủi ro thất thu thuế cao nhất nếu không kiểm soát doanh thu theo thời gian thực.
Vì vậy, Nhà nước yêu cầu nhóm ngành này phải triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khi đủ điều kiện doanh thu. Bản chất của chính sách là minh bạch doanh thu ngay tại điểm bán và chuẩn hóa dữ liệu thị trường.
6. Mốc doanh thu 1 tỷ đồng mỗi năm và thực tế thị trường
Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng mỗi năm trở lên, nếu hoạt động trong bán lẻ, ăn uống, lưu trú và dịch vụ tiêu dùng cá nhân, thì bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kể từ ngày 01/06/2025.
Trong thực tế, hầu hết mô hình bán lẻ và dịch vụ hoạt động ổn định đều rất dễ vượt mốc 1 tỷ đồng mỗi năm. Điều đó có nghĩa là số người thuộc diện bắt buộc trên thị trường là đa số chứ không còn là thiểu số.
7. Từ ngày 01/01/2026, toàn bộ hộ kinh doanh chuyển sang kê khai
Từ ngày 01/01/2026, toàn bộ hộ kinh doanh chuyển sang cơ chế kê khai. Doanh thu được theo dõi thường xuyên, dòng tiền được đối soát liên tục và hóa đơn trở thành dấu vết pháp lý bắt buộc cho mọi giao dịch. Khi đó, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không còn là yêu cầu riêng của nhóm doanh thu trên 1 tỷ nữa mà trở thành chuẩn vận hành cho toàn bộ hệ sinh thái bán lẻ và dịch vụ tiêu dùng.
8. Rủi ro nếu vẫn dùng hóa đơn cũ sau 01/06/2025
Sau thời điểm 01/06/2025, nếu hệ thống POS đã kết nối với cơ quan thuế mà vẫn bán tại quầy nhưng xuất hóa đơn điện tử thông thường hoặc không xuất hóa đơn kịp thời, rủi ro không chỉ là tiền phạt hành chính. Nguy cơ lớn hơn là bị ấn định doanh thu, bị truy thu thuế và mất quyền chủ động dữ liệu để giải trình khi cơ quan thuế đối soát hệ thống.
9. Trường hợp bán đa kênh trong thực tế
Nhiều mô hình hiện nay vừa bán tại quầy, vừa bán qua app, vừa có khách doanh nghiệp. Nguyên tắc áp dụng là giao dịch bán lẻ tại quầy cho người tiêu dùng cuối phải dùng hóa đơn từ máy tính tiền, còn giao dịch với doanh nghiệp theo hợp đồng vẫn được dùng hóa đơn điện tử thông thường. Tuyệt đối không dùng hóa đơn thông thường để xuất cho giao dịch bán lẻ tại quầy.
10. Người kinh doanh cần làm gì ngay bây giờ
Người kinh doanh cần xác định đúng mô hình hoạt động thực tế của mình, không nhìn theo giấy phép. Cần kiểm tra lại hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế để biết đang đăng ký loại hóa đơn nào. Đồng thời cần chủ động làm việc với nhà cung cấp phần mềm bán hàng và phần mềm hóa đơn điện tử có kết nối trực tiếp với hệ thống thuế để thiết lập máy POS và đào tạo nhân viên.
Từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận hình thức hóa đơn từ máy tính tiền, phải ngừng hoàn toàn việc sử dụng hóa đơn điện tử cũ. Trách nhiệm cuối cùng trong toàn bộ câu chuyện này không nằm ở kế toán hay nhà cung cấp phần mềm, mà nằm ở chính chủ cơ sở kinh doanh.
11. Đôi dòng kết luận
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không còn là câu chuyện lựa chọn công cụ, mà là lựa chọn cách chơi trong một thị trường đã bước sang giai đoạn quản trị bằng dữ liệu. Từ 01/06/2025, đây là nghĩa vụ pháp lý. Từ 01/01/2026, khi toàn bộ hộ kinh doanh chuyển sang kê khai, đây sẽ là chuẩn vận hành bắt buộc.
Ai chủ động từ 2025 là người bước vào 2026 với dữ liệu trong tay, dòng tiền trong tầm kiểm soát và thế trận pháp lý vững vàng. Ai chần chừ sẽ bước vào giai đoạn mới trong trạng thái bị động, vừa tốn chi phí chuyển đổi, vừa chịu áp lực kiểm soát rất lớn.
Với bán lẻ, nhà hàng, quán ăn, quán cafe, spa, khách sạn, homestay, airbnb, cần nhìn thẳng một điều: hóa đơn từ máy tính tiền không phải là xu hướng, mà là tiêu chuẩn tất yếu của một thị trường đã chuyển sang quản trị minh bạch bằng công nghệ.
12. Căn cứ pháp lý đang áp dụng
Toàn bộ nội dung trên được tổng hợp trên cơ sở Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ; được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP với hiệu lực từ 01/06/2025; và được hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 32/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính, cũng có hiệu lực từ 01/06/2025.
Quý khách cần tư vấn dịch vụ thành lập công ty và hộ kinh doanh, thành lập chi nhánh, thay đổi giấy phép, kế toán thuế trọn gói vui lòng liên hệ thông tin bên dưới.
Theo dõi chúng tôi tại
TRUNG TÂM TƯ VẤN GIẤY PHÉP - THUẾ - KẾ TOÁN TÍN VIỆT
Văn phòng: 11/7 Thoại Ngọc Hầu, Phường Tân Phú, TPHCM
Google Map: Xem đường đi
Thời gian mở cửa: Thứ 2 - Sáng Thứ 7: Sáng 08:00 AM - 12:00 PM; Chiều 13:00 AM - 17:00 PM
[E]: admin@ketoantinviet.com
[W]: ketoantinviet.vn - ketoantinviet.com.vn - ketoantinviet.com
Tin liên quan :