Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Dù sử dụng hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy thì doanh nghiệp đều buộc phải lưu trữ hóa đơn theo quy định của pháp luật về kế toán. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm rõ về quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, thông tin dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) trở thành khái niệm quen thuộc khi được triển khai và áp dụng theo quy định của Pháp luật trong thời gian dài. Căn cứ theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/3/2011 khái niệm hóa đơn điện tử được quy định như sau:

“Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.”

Hoá đơn điện tử theo quy định của Pháp luật được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
 

2. Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Hóa đơn điện tử đầu vào được hiểu một cách đơn giản là hóa đơn được lập dưới hình thức hóa đơn điện tử sử dụng với mục đích mua sắm hàng hóa, vật tư, thanh toán dịch vụ,… phục vụ cho doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện theo quy định của Pháp luật về hóa đơn điện tử (quy định tại Điều 3, Khoản 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC).
Cũng giống như hóa đơn điện tử đầu ra hóa đơn điện tử đầu vào được lưu trữ làm căn cứ để kiểm tra đối soát khi cần, đảm bảo tính minh bạch của sản phẩm, hàng hóa và tránh các rủi ro cho doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh.

2.1. Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào là gì?

Có thể hiểu lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hóa đơn mua bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ mang tin như USB, đĩa CD,… hoặc lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cần nắm được HĐĐT bao gồm ít nhất 2 File luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML). Trong đó:

Bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Bản thể hiện của HĐĐT là file thể hiện cử file XML nên file PDF hoặc bản in này không có giá trị pháp lý.
File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

2.2. Quy định lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào cũng giống như hóa đơn điện tử đầu ra được thực hiện theo quy định lưu trữ hóa đơn điện tử. Căn cứ vào Khoản 1 và Khoản 2, Điều 11, Thông tư 32/2011/TT-BTC thì người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Lưu ý:

• Trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp  HĐĐT thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
• Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử. VD: Có thể ghi bằng bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong.

Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:

• Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
• Nội dung của HĐĐT được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hóa đơn điện tử đó;
• HĐĐT được lưu trữ cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.

Bên cạnh đó tại Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

(1) Hóa đơn điện tử phải được bảo quản và lưu trữ bằng phương tiện điện tử;
(2) Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo các yêu cầu sau:

• Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;
• Khi cần hóa đơn điện tử in được ra giấy hoặc có thể tra cứu khi có yêu cầu;

( 3) Được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình;
(4) Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định thì được phép tiêu hủy. Đồng thời, việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Như vậy, quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào có đặc thù riêng khác với lưu trữ hóa đơn giấy. Tuy nhiên, điểm chung của lưu trữ hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy là lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán về thời gian lưu trữ. Mặt khác khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của các đơn vị trung gian doanh nghiệp an tâm hơn do đơn vị trung gian cũng sẽ thực hiện lưu trữ các hóa đơn cũng được lưu trữ lại giảm thiểu tối đa các rủi ro khi không may các dữ liệu hóa đơn điện tử đầu vào bị mất.