Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán thuế thu nhập cá nhân

Thuế thu nhập cá nhân là khoản tiền mà người lao động phải trích một phần từ tiền lương hoặc từ các nguồn thu nhập khác vào ngân sách nhà nước. Khoản thuế này sẽ được doanh nghiệp khấu trừ luôn trước khi chi trả lương cho người lao động. Dưới đây là cách hạch toán thuế thu nhập cá nhân theo quy định.

1. Nguyên tắc kê khai, nộp thuế và quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Để kê khai, nộp thuế và quyết toán thuế thu nhập cá nhân, kế toán cần lưu ý một số nguyên tắc dưới đây:
- Doanh nghiệp chi trả thu nhập hoặc ủy quyền chi trả thu nhập phải thực hiện kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân theo nguyên tắc khấu trừ thuế tại nguồn. Tức là: Doanh nghiệp chi trả thu nhập có nghĩa vụ khấu trừ khoản thuế trước khi trả thu nhập cho đối tượng nộp thuế để thay người lao động nộp thuế vào Ngân sách Nhà nước.

- Doanh nghiệp chi trả thu nhập phải có trách nhiệm tính tiền thù lao được hưởng, tính thuế thu nhập cá nhân và thực hiện khấu trừ thuế, nộp thuế vào Ngân sách nhà nước. Khi khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp phải cấp “Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập” cho cá nhân có thu nhập cao phải nộp thuế, quản lý sử dụng và quyết toán biên lai thuế theo chế độ quy định.
 

2. Tài khoản sử dụng để hạch toán thuế thu nhập cá nhân

Tài khoản 3335 - Thuế thu nhập cá nhân: Phản ánh số thuế thu nhập cá nhân phải nộp, đã nộp và phải nộp vào ngân sách nhà nước.
Cụ thể:
 

3. Cách hạch toán thuế thu nhập cá nhân

Trong từng trường hợp cụ thể, cách hạch toán thuế thu nhập cá nhân có sự khác biệt.
Cụ thể như sau:

a. Khi tính và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trừ vào lương cho người lao động, hạch toán:

• Nợ TK 334 - Phải trả cho người lao động.
• Có TK 3335 - Thuế thu nhập cá nhân (Số thuế TNCN phải khấu trừ).

b. Nếu doanh nghiệp trả lương chưa bao gồm thuế (lương Net): Doanh nghiệp nộp thay thuế thu nhập cá nhân cho người lao động thì số thuế thu nhập cá nhân này sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp ( Trên hợp đồng lao động phải giải thích rõ: Doanh nghiệp nộp thay thuế thu nhập cá nhân cho người lao động)

• Nợ 641/642/154/62…
• Có TK 3335 - Thuế TNCN (số thuế TNCN phải nộp thay).

c. Khi trả lợi nhuận hoặc cổ tức cho chủ sở hữu, ghi:

• Nợ TK 338 - Phải trả nộp khác (3388).
• Có các TK 111, 112 (số tiền trả cổ tức, hoặc lợi nhuận cho chủ sở hữu).
• Có TK 3335 - Thuế TNCN (nếu khấu trừ tại nguồn số thuế thu nhập cá nhân của chủ sở hữu).

d. Khi nộp tiền thuế thu nhập cá nhân về ngân sách nhà nước:

• Nợ TK 3335 - Thuế thu nhập cá nhân.
• Có các Tk 111, 112,...: Số tiền đã nộp.

e. Hạch toán thuế thu nhập cá nhân sau quyết toán:

Dựa trên kết quả của tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (Mẫu 05/QTT-TNCN), kế toán xác định:
- Trường hợp nộp thiếu số thuế TNCN: Phải nộp thêm tức là có số tiền phát sinh tại chỉ tiêu số 45 - Tổng số thuế thu nhập cá nhân còn phải nộp NSNN.

Hạch toán:

+ Bút toán 1: Khấu trừ lấu thêm tiền từ các cá nhân nộp thiếu

• Nợ 111/112/334/138…
• Có 3335: Tổng số thuế thu nhập cá nhân còn phải nộp NSNN.

+ Bút toán 2: Nộp nốt số tiền còn thiếu về ngân sách nhà nước:

• Nợ TK 3335 - Thuế thu nhập cá nhân.
• Có các TK 111,112,...: Số tiền đã nộp

- Trường hợp nộp thừa số thuế TNCN: Tức là có số tiền phát sinh tại chỉ tiêu số 46 - Tổng số thuế thu nhập cá nhân đã nộp thừa. Đối với số thuế thu nhập cá nhân nộp thừa, kế toán có thể xử lý theo 2 cách: Bù trừ vào kỳ sau hoặc làm thủ tục để hoàn thuế.

+ Hạch toán:

• Nợ 3335: Tổng số thuế thu nhập cá nhân đã nộp thừa
• Có 138: Nếu để bù trừ sang kỳ sau
• Có 338: Nếu làm thủ tục hoàn thuế.

+ Nếu để bù trừ vào kỳ sau:

Xét về số tiền phải nộp vào ngân sách nhà nước thì doanh nghiệp tự động bù trừ. Nếu xét trên từng cá nhân đã nộp thừa: Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết cho từng người thông qua tài khoản 138.

+ Nếu làm thủ tục hoàn thuế:

Khi kế toán nhận được tiền hoàn từ cơ quan thuế hạch toán.

• Nợ 112: số tiền hoàn
• Có 3335
• Khai trả lại số tiền hoàn thuế đó cho người nộp thuế:
• Nợ 338 (chi tiết cho từng người thừa).
• Có 111/112.

Trên đây là một số nguyên tắc kê khai và cách hạch toán thuế thu nhập cá nhân mà doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ. Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích cho quý độc giả.