9 khoản chi thường bị loại khi thanh tra thuế
Chi phí hợp lý của doanh nghiệp là những chi phí cần thiết trong hoạt động sản xuất, kinh doanh như chi phí tiền lương, các khoản trợ cấp,..được trừ khi tính thuế TNDN.
Hiện hành, tại Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN khi có đủ các điệu kiện như sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
- Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
Tuy nhiên, việc có đầy đủ hóa đơn, chứng từ chưa đồng nghĩa chắc chắn được chấp nhận là chi phí được trừ. Nếu doanh nghiệp không lưu ý các điều kiện về tính hợp lý, hợp lệ và thực tế phát sinh, khoản chi vẫn có thể bị loại khi tính thuế TNDN.
Trên thực tế, nhiều khoản chi có hóa đơn đầy đủ nhưng vẫn bị cơ quan thuế xuất toán do doanh nghiệp không chứng minh được tính hợp lý, hợp lệ hoặc mối liên hệ với hoạt động sản xuất kinh doanh.
Dưới đây là 9 khoản chi phí thông thường hay bị loại khi thanh tra thuế trong doanh nghiệp từ năm 2026 cần lưu ý:
1. Chi phí ghi nhận không đúng kỳ
Ví dụ: Năm 2026 nhưng doanh nghiệp lại hạch toán chi phí của năm 2025, giả sử chi phí tiền điện, tiền nước, chi phí liên quan đến dịch vụ như vận tải, thuê vận chuyển,... của tháng 12/2025 xuất hóa đơn vào tháng 1/2026 nhưng doanh nghiệp lại khai thuế TNDN về năm 2026 và cũng ghi nhận chi phí về năm 2026 thì đây được hiểu là chi phí ghi nhận không đúng kỳ. Do đó khoản chi phí này sẽ dễ bị loại khi thanh tra và có thể bị cơ quan thuế điều chỉnh về đúng kỳ tính thuế.
Tuy nhiên, đối với thuế GTGT vì khai theo ngày của hóa đơn. Do đó, vẫn được khấu trừ thuế GTGT đối với khoản chi phi này. Mặc dù khoản chi phí này của năm 2025 nhưng lại xuất hóa đơn vào năm 2026 thì thời điểm khấu trừ thuế GTGT sẽ vào năm 2026 nhưng chi phí này lại phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của năm 2025 thì doanh nghiệp vẫn phải hạch toán về năm 2025 để đúng kỳ thanh toán
2. Chi phí liên quan đến công tác phí của người lao động
Nếu chi phí liên quan đến công tác phí của người lao động thiếu hồ sơ liên quan đến việc chứng minh chi phí đi công tác phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh
Đối với vấn đề này, doanh nghiệp nên quy định trong quy chế của doanh nghiệp, quy định về định mức của khoán chi, có giấy đi đường, có chứng từ hóa đơn đầy đủ.
Trường hợp chi bằng tiền mặt thì phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN và nằm trong mức khoán chi của doanh nghiệp được quy định trong quy chế của công ty.
3. Thanh toán không dùng tiền mặt
Đối với trường hợp trên 5 triệu nhưng doanh nghiệp dùng tiền mặt thì sẽ bị loại chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Lưu ý trường hợp này sẽ phải tính cả việc mua hàng hóa dịch vụ của cá nhân, tổ chức chứ không riêng cho tổ chức
4. Chi phí thuê nhà, thuê địa điểm kinh doanh của cá nhân
Theo đó, đối với khoản chi phí thuê nhà, thuê địa điểm kinh doanh của cá nhân nhưng doanh nghiệp lại không đăng ký địa điểm kinh doanh đấy, cá nhân cho thuê không đăng ký tài sản cho thuê hoặc hồ sơ thuê nhà chưa đủ thông tin.
Giả sử người cho thuê lại không phải là người sở hữu thì phải có những giấy tờ liên quan đến ủy quyền, giấy tờ nhà, căn cước công dân của chủ nhà, hợp đồng thuê và tờ khai thuế để chứng minh việc cho thuê tài sản nếu phát sinh các nghĩa vụ nộp thuế thì phải quy định bên nào nộp để có căn cứ tính vào chi phí được trừ
5. Chi phí liên quan đến ăn uống
Khoản này phải được thể hiện rõ, chứng minh được khoản ăn uống, tiếp khách này phải phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời, ai là người đi tiếp phần ăn uống này, chứ không phải cứ có hóa đơn ăn uống là doanh nghiệp được trừ.
Ví dụ: Doanh nghiệp nên lưu lại thông tin về đối tác tham dự, nội dung làm việc, mục đích tiếp khách để chứng minh khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
6. Chi phí về vận chuyển, vận tải
Những chi phí liên quan đến việc thuê vận chuyển hàng hóa, vận chuyển người thì phải có hồ sơ để chứng minh
Giả sử bán hàng ở Thành phố Hồ Chí Minh nhưng công ty ở Hà Nội thì lộ trình sẽ từ Thành phố Hồ Chí Minh đến Hà Nội phải có hóa đơn GTGT đầu vào có thể hiện lộ trình đi, các khoản phí như phí cầu đường, xăng dầu (nếu có), chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu từ 5 triệu đồng trở lên. Nếu là doanh nghiệp làm việc với nhau thường xuyên thì phải có hợp đồng. Trường hợp vận chuyển hàng thì phải có biên bản bàn giao hàng hóa hôm đó đi những mặt hàng gì.
7. Chi phí liên quan đến phúc lợi cho người lao động
Giả sử các khoản chi phí như tiền điện thoại, xăng xe, tiền nhà ở, tiền nuôi con nhỏ,... thì nếu doanh nghiệp không chứng minh được là phục vụ cho người lao động để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh thì sẽ không được tính là chi phí được trừ khi quyết toán thuế.
Thực tế có trường hợp công ty đã có xe riêng nhưng vẫn phụ cấp xăng xe cố định cho quản lý, phát sim, thẻ điện thoại nhưng không có định mức sử dụng, vừa thanh toán hóa đơn xăng dầu vừa phụ cấp tiền đi lại,... những trường hợp này sẽ khó phù hợp và rất dễ bị đặt vấn đề khi thanh tra.
8. Chi phi liên quan đến mua hàng hóa dịch vụ của cá nhân hoặc đối với hộ kinh doanh nhưng không xuất được hóa đơn
Đối với trường hợp này, khi doanh nghiệp lập bảng kê 02/TNDN phải lập theo những lần mà doanh nghiệp mua bán trao đổi chứ không nhập cả tháng hết vào một bảng kê và phải có căn cước công dân, có hồ sơ mua bán chứng minh đầy đủ.
Do đó, bảng kê cần lập theo từng lần phát sinh, không nên gom toàn bộ trong tháng vào một lần. Tuy nhiên, việc lập bảng kê không thay thế nghĩa vụ chứng minh giao dịch thực tế phát sinh.
Trường hợp cơ quan thuế xác định giao dịch không có thật hoặc không chứng minh được việc mua bán thực tế thì khoản chi vẫn có thể bị loại dù đã lập bảng kê.
9. Ghi sai mục đích sử dụng chi phí
Theo đó, doanh nghiệp nên chia rõ từng khoản chi phí, chi phí phục vụ cho bộ phần nào thì doanh nghiệp hạch toán cho bộ phận đấy.
Ví dụ: Chi phí của bộ phận bán hàng nhưng đưa vào quản lý doanh nghiệp; Chi phí cá nhân nhưng hạch toán chi phí công ty; Không tách riêng từng bộ phận sử dụng,... khi không chứng minh được mục đích phục vụ hoạt động kinh doanh, khoản chi rất dễ bị xuất toán.
Như vậy, thực tế, phần lớn các khoản chi bị xuất toán không phải vì thiếu hóa đơn mà do doanh nghiệp không chứng minh được tính hợp lý, hợp lệ và mối liên hệ với hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy, bên cạnh hóa đơn chứng từ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hợp đồng, biên bản, quy chế và hồ sơ liên quan để bảo vệ chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra.
Quý khách có nhu cầu tư vấn dịch vụ vui lòng liên hệ thông tin bên dưới để được tư vấn MIỄN PHÍ.
O969.541.541 Mr Chiêm (Call/Zalo/Viber)
Theo dõi chúng tôi tại
TRUNG TÂM TƯ VẤN GIẤY PHÉP - THUẾ - KẾ TOÁN TÍN VIỆT
Văn phòng: 11/7 Thoại Ngọc Hầu, Phường Tân Phú, TPHCM
Google Map: Xem đường đi
Thời gian mở cửa: Thứ 2 - Sáng Thứ 7: Sáng 08:00 AM - 12:00 PM; Chiều 13:00 AM - 17:00 PM
[E]: admin@ketoantinviet.com
[W]: ketoantinviet.vn - ketoantinviet.com.vn - ketoantinviet.com
Hiện hành, tại Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN khi có đủ các điệu kiện như sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
- Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
Tuy nhiên, việc có đầy đủ hóa đơn, chứng từ chưa đồng nghĩa chắc chắn được chấp nhận là chi phí được trừ. Nếu doanh nghiệp không lưu ý các điều kiện về tính hợp lý, hợp lệ và thực tế phát sinh, khoản chi vẫn có thể bị loại khi tính thuế TNDN.
Trên thực tế, nhiều khoản chi có hóa đơn đầy đủ nhưng vẫn bị cơ quan thuế xuất toán do doanh nghiệp không chứng minh được tính hợp lý, hợp lệ hoặc mối liên hệ với hoạt động sản xuất kinh doanh.
Dưới đây là 9 khoản chi phí thông thường hay bị loại khi thanh tra thuế trong doanh nghiệp từ năm 2026 cần lưu ý:
1. Chi phí ghi nhận không đúng kỳ
Ví dụ: Năm 2026 nhưng doanh nghiệp lại hạch toán chi phí của năm 2025, giả sử chi phí tiền điện, tiền nước, chi phí liên quan đến dịch vụ như vận tải, thuê vận chuyển,... của tháng 12/2025 xuất hóa đơn vào tháng 1/2026 nhưng doanh nghiệp lại khai thuế TNDN về năm 2026 và cũng ghi nhận chi phí về năm 2026 thì đây được hiểu là chi phí ghi nhận không đúng kỳ. Do đó khoản chi phí này sẽ dễ bị loại khi thanh tra và có thể bị cơ quan thuế điều chỉnh về đúng kỳ tính thuế.
Tuy nhiên, đối với thuế GTGT vì khai theo ngày của hóa đơn. Do đó, vẫn được khấu trừ thuế GTGT đối với khoản chi phi này. Mặc dù khoản chi phí này của năm 2025 nhưng lại xuất hóa đơn vào năm 2026 thì thời điểm khấu trừ thuế GTGT sẽ vào năm 2026 nhưng chi phí này lại phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của năm 2025 thì doanh nghiệp vẫn phải hạch toán về năm 2025 để đúng kỳ thanh toán
2. Chi phí liên quan đến công tác phí của người lao động
Nếu chi phí liên quan đến công tác phí của người lao động thiếu hồ sơ liên quan đến việc chứng minh chi phí đi công tác phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh
Đối với vấn đề này, doanh nghiệp nên quy định trong quy chế của doanh nghiệp, quy định về định mức của khoán chi, có giấy đi đường, có chứng từ hóa đơn đầy đủ.
Trường hợp chi bằng tiền mặt thì phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN và nằm trong mức khoán chi của doanh nghiệp được quy định trong quy chế của công ty.
3. Thanh toán không dùng tiền mặt
Đối với trường hợp trên 5 triệu nhưng doanh nghiệp dùng tiền mặt thì sẽ bị loại chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Lưu ý trường hợp này sẽ phải tính cả việc mua hàng hóa dịch vụ của cá nhân, tổ chức chứ không riêng cho tổ chức
4. Chi phí thuê nhà, thuê địa điểm kinh doanh của cá nhân
Theo đó, đối với khoản chi phí thuê nhà, thuê địa điểm kinh doanh của cá nhân nhưng doanh nghiệp lại không đăng ký địa điểm kinh doanh đấy, cá nhân cho thuê không đăng ký tài sản cho thuê hoặc hồ sơ thuê nhà chưa đủ thông tin.
Giả sử người cho thuê lại không phải là người sở hữu thì phải có những giấy tờ liên quan đến ủy quyền, giấy tờ nhà, căn cước công dân của chủ nhà, hợp đồng thuê và tờ khai thuế để chứng minh việc cho thuê tài sản nếu phát sinh các nghĩa vụ nộp thuế thì phải quy định bên nào nộp để có căn cứ tính vào chi phí được trừ
5. Chi phí liên quan đến ăn uống
Khoản này phải được thể hiện rõ, chứng minh được khoản ăn uống, tiếp khách này phải phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời, ai là người đi tiếp phần ăn uống này, chứ không phải cứ có hóa đơn ăn uống là doanh nghiệp được trừ.
Ví dụ: Doanh nghiệp nên lưu lại thông tin về đối tác tham dự, nội dung làm việc, mục đích tiếp khách để chứng minh khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
6. Chi phí về vận chuyển, vận tải
Những chi phí liên quan đến việc thuê vận chuyển hàng hóa, vận chuyển người thì phải có hồ sơ để chứng minh
Giả sử bán hàng ở Thành phố Hồ Chí Minh nhưng công ty ở Hà Nội thì lộ trình sẽ từ Thành phố Hồ Chí Minh đến Hà Nội phải có hóa đơn GTGT đầu vào có thể hiện lộ trình đi, các khoản phí như phí cầu đường, xăng dầu (nếu có), chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu từ 5 triệu đồng trở lên. Nếu là doanh nghiệp làm việc với nhau thường xuyên thì phải có hợp đồng. Trường hợp vận chuyển hàng thì phải có biên bản bàn giao hàng hóa hôm đó đi những mặt hàng gì.
7. Chi phí liên quan đến phúc lợi cho người lao động
Giả sử các khoản chi phí như tiền điện thoại, xăng xe, tiền nhà ở, tiền nuôi con nhỏ,... thì nếu doanh nghiệp không chứng minh được là phục vụ cho người lao động để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh thì sẽ không được tính là chi phí được trừ khi quyết toán thuế.
Thực tế có trường hợp công ty đã có xe riêng nhưng vẫn phụ cấp xăng xe cố định cho quản lý, phát sim, thẻ điện thoại nhưng không có định mức sử dụng, vừa thanh toán hóa đơn xăng dầu vừa phụ cấp tiền đi lại,... những trường hợp này sẽ khó phù hợp và rất dễ bị đặt vấn đề khi thanh tra.
8. Chi phi liên quan đến mua hàng hóa dịch vụ của cá nhân hoặc đối với hộ kinh doanh nhưng không xuất được hóa đơn
Đối với trường hợp này, khi doanh nghiệp lập bảng kê 02/TNDN phải lập theo những lần mà doanh nghiệp mua bán trao đổi chứ không nhập cả tháng hết vào một bảng kê và phải có căn cước công dân, có hồ sơ mua bán chứng minh đầy đủ.
Do đó, bảng kê cần lập theo từng lần phát sinh, không nên gom toàn bộ trong tháng vào một lần. Tuy nhiên, việc lập bảng kê không thay thế nghĩa vụ chứng minh giao dịch thực tế phát sinh.
Trường hợp cơ quan thuế xác định giao dịch không có thật hoặc không chứng minh được việc mua bán thực tế thì khoản chi vẫn có thể bị loại dù đã lập bảng kê.
9. Ghi sai mục đích sử dụng chi phí
Theo đó, doanh nghiệp nên chia rõ từng khoản chi phí, chi phí phục vụ cho bộ phần nào thì doanh nghiệp hạch toán cho bộ phận đấy.
Ví dụ: Chi phí của bộ phận bán hàng nhưng đưa vào quản lý doanh nghiệp; Chi phí cá nhân nhưng hạch toán chi phí công ty; Không tách riêng từng bộ phận sử dụng,... khi không chứng minh được mục đích phục vụ hoạt động kinh doanh, khoản chi rất dễ bị xuất toán.
Như vậy, thực tế, phần lớn các khoản chi bị xuất toán không phải vì thiếu hóa đơn mà do doanh nghiệp không chứng minh được tính hợp lý, hợp lệ và mối liên hệ với hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy, bên cạnh hóa đơn chứng từ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hợp đồng, biên bản, quy chế và hồ sơ liên quan để bảo vệ chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra.
Quý khách có nhu cầu tư vấn dịch vụ vui lòng liên hệ thông tin bên dưới để được tư vấn MIỄN PHÍ.
O969.541.541 Mr Chiêm (Call/Zalo/Viber)Theo dõi chúng tôi tại
TRUNG TÂM TƯ VẤN GIẤY PHÉP - THUẾ - KẾ TOÁN TÍN VIỆT
Văn phòng: 11/7 Thoại Ngọc Hầu, Phường Tân Phú, TPHCM
Google Map: Xem đường đi
Thời gian mở cửa: Thứ 2 - Sáng Thứ 7: Sáng 08:00 AM - 12:00 PM; Chiều 13:00 AM - 17:00 PM
[E]: admin@ketoantinviet.com
[W]: ketoantinviet.vn - ketoantinviet.com.vn - ketoantinviet.com
Tin liên quan :
