Hóa đơn điện tử lưu trữ bao lâu thì được hủy

Doanh nghiệp, đơn vị sử dụng hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử đều sẽ phải lưu trữ theo quy định của Pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Vậy, hóa đơn điện tử lưu trữ bao lâu thì được hủy? Nếu vi phạm thời gian lưu trữ thì bị phạt như thế nào? những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn.

1. Hóa đơn điện tử là gì

Hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Hóa đơn điện tử được lập theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Hóa đơn điện tử được lưu trữ bao lâu

Cùng với sự phát triển không ngừng của công nghệ, hóa đơn điện tử trở thành một trong những yếu tố không thể thiếu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc lưu trữ hóa đơn phục vụ cho việc hạch toán, giúp doanh nghiệp có những căn cứ xác thực khi xảy ra rủi ro, nhằm giải quyết các vấn đề pháp lý có thể xảy ra trong tương lai.

Hóa đơn điện tử được lưu trữ bao lâu? Căn cứ theo quy định tại Khoản 3, Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP nêu rõ:

“3. Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo:
a) Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán;
c) In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.”

Như vậy, hóa đơn điện tử được lưu trữ đúng đủ thời hạn theo quy định của luật kế toán. Cụ thể căn cứ theo Điều 12, 13, 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều của luật kế toán và Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được hiểu một loại chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm.
Cụ thể:

- Lưu trữ tối thiểu 10 năm với các hóa đơn điện tử trong trường hợp

Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

Trường hợp tài liệu kế toán nêu trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

- Lưu trữ vĩnh viễn đối với các hóa đơn điện tử trong trường hợp:

Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử giúp đơn vị, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và phòng ngừa rủi ro mất, hỏng… Tuy nhiên, thời gian lưu trữ rất dài, vẫn có thể có rủi ro như bị virus tấn công, mất các phương tiện lưu trữ (USB, CD…), do đó doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị lưu cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín.

Đơn vị lưu trữ hóa đơn cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có thể cung cấp lại các dữ liệu hóa đơn trong trường hợp cần, tránh bị phạt làm mất hóa đơn, chứng từ hoặc không lưu trữ đủ thời gian theo quy định.

3. Điều kiện bảo quản lưu trữ hóa đơn điện tử khác

Bên cạnh điều kiện về thời gian lưu trữ tuân thủ theo quy định của Pháp luật về kế toán thì khi lưu trữ hóa đơn điện tử các doanh nghiệp, đơn vị cần đảm bảo các điều kiện khác gồm:

• Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử;
• Hóa đơn in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu;
• Hóa đơn đảm bảo tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán thì được tiêu hủy nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Hóa đơn điện tử được tiêu hủy không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

(Quy định tại Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP)

4. Mức phạt vi phạm về thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử

Trường hợp đơn vị, doanh nghiệp không lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời gian quy định, trong quá trình lưu trữ làm mất, hỏng hóa đơn sẽ bị xử phạt hành chính tùy vào từng trường hợp cụ thể.

Căn cứ theo Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định mức phạt đối với từng trường hợp như sau:

1) Phạt cảnh cáo đối với trường hợp:

- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ;
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.

2) Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng:

- Áp dụng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

3) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng:

- Áp dụng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.

4) Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000

- Áp dụng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ (trừ trường hợp đã nêu trên).

Như vậy, việc lưu trữ, bảo quản hóa đơn điện tử rất quan trọng, doanh nghiệp, đơn vị cần đảm bảo các dữ liệu về hóa đơn được lưu trữ theo thời gian quy định. trong quá trình lưu trữ phải đảm bảo an toàn, toàn vẹn về thông tin.

Trường hợp làm mất hỏng hóa đơn điện tử trong thời gian lưu trữ không khai báo kịp thời hoặc cố tình không khai báo sẽ bị phạt hành chính. Mức phạt sẽ căn cứ vào từng trường hợp cụ thế.