Hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số khi kê khai hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn được coi là hợp lệ khi và chỉ khi có đầy đủ thông tin giao dịch và được xác nhận bởi chữ ký số của người bán. Vậy chữ ký số là gì? Cách sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử như thế nào? Bài viết này sẽ trả lời chi tiết giúp bạn các câu hỏi này.  

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là ký hiệu xác nhận của cá nhân hoặc tổ chức trên nền tảng điện tử. Chúng có vai trò và giá trị pháp lý tương tự như chữ ký truyền thống trên giấy. Mỗi cá nhân, tổ chức khi ký lên thông điệp dữ liệu điện tử đều phải chịu trách nhiệm với nội dung văn bản này trước pháp luật. 
Chính vì vậy, chữ ký số không được tích hợp trực tiếp với máy tính mà được lưu trữ trên thiết bị riêng biệt gọi là USB Token. Thiết bị này có hình dáng tương tự như một cổng usb thông thường và sử dụng bằng cách cắm thiết bị này vào máy tính của doanh nghiệp khi cần xác nhận văn bản dữ liệu.
Mỗi chữ ký số khi được cấp đến doanh nghiệp đều bảo đảm có 2 khóa là khóa công khai (Public Key) và khóa bí mật (Private Key): 

• Private key có nghĩa là khóa ẩn chứa những thông tin bảo mật nhất của người sử dụng dùng để tạo chữ ký số. 
• Public Key có nghĩa là khóa thể hiện một phần thông tin của người sử dụng dựa trên khóa bí mật. Khóa này có tác dụng xác thực người ký chữ ký điện tử là ai?

Cả 2 khóa trên đều được xây dựng trên hệ thống mã hóa không đối xứng giúp gia tăng tính bảo mật , khó bẻ khóa và chống giả mạo. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính an ninh, toàn vẹn dữ liệu khi xác nhận văn bản điện tử. 
 

2. Hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số khi kê khai hóa đơn điện tử

Cách sử dụng chữ ký số khi kê khai hóa đơn điện tử cũng tương tự như kê khai hải quan hay khai thuế điện tử. Mỗi doanh nghiệp đều cần phải đảm bảo các điều kiện sau đây để thực hiện thao tác này: 

• Sở hữu chữ ký số còn trong thời gian có hiệu lực.
• Máy tính sử dụng để lập, phát hành hóa đơn điện tử phải cài đặt phần mềm đọc thông tin trên token chuyên dụng.
• Doanh nghiệp phải có phần mềm hóa đơn điện tử

Khi doanh nghiệp đã đảm bảo 3 yếu tố trên thì có thể tiến hành áp dụng chữ ký số lên hóa đơn điện tử theo 3 bước sau: 

Bước 1, người lập hóa đơn đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử thực hiện các bước kê khai thông tin hóa đơn theo đúng quy định như mã số thuế, địa chỉ người mua/ người bán, mã hàng, số lượng, mức áp dụng thuế, … 

Bước 2, doanh nghiệp kiểm tra chính xác các thông tin sau khi kê khai và nhấp vào ô “Xuất hóa đơn” để tiến hành ký số. 

Bước 3, phần mềm sẽ hiện ra thông báo yêu cầu người dùng cắm cổng token vào máy tính. Doanh nghiệp chỉ cần đăng nhập tên và mật khẩu đã được cung cấp để xác nhận chữ ký số lên văn bản.

Ngay sau khi doanh nghiệp điền thông tin tài khoản của mình thì phần mềm hóa đơn điện tử sẽ gán chữ ký số trên token lên văn bản và cung cấp bản thể hiện thông tin của hóa đơn. Như vậy, doanh nghiệp đã hoàn thành bước xuất hóa đơn hợp lệ theo đúng quy định.
 

3. Rủi ro doanh nghiệp gặp phải khi dùng chữ ký số kê khai hóa đơn điện tử

Mặc dù, các thao tác ký chữ ký số tương đối đơn giản và dễ thực hiện nhưng trên thực tế, doanh nghiệp vẫn có thể gặp một số rủi ro như sau:

• Rủi ro quá hạn: Trường hợp này thường xảy ra khi token chứa chữ ký số đã hết thời gian có hiệu lực. Doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp tới nhà cung cấp chữ ký để gia hạn thêm, tránh gây gián đoạn quá trình lập, phát hành hóa đơn.
• Rủi ro token bị hỏng, kém chất lượng, không hoạt động: Đây là rủi ro khi doanh nghiệp sử dụng sản phẩm của nhà cung cấp chữ ký điện tử không uy tín dẫn đến chất lượng của token không được đảm bảo trong quá trình sử dụng. 
• Rủi ro token không kết nối được với phần mềm hóa đơn điện tử: Rủi ro này do lỗi hệ thống hoặc máy tính thực hiện kê khai chưa cài đặt phần mềm ký số.

Hầu hết các rủi ro xảy ra trong quá trình ký số khi kê khai hóa đơn điện tử đều không mang lại ảnh hưởng nghiêm trọng. Tuy nhiên, chúng sẽ làm chậm quá trình xuất hóa đơn của doanh nghiệp, gây ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành giao dịch của đơn vị.

Để phòng ngừa các rủi ro không mong muốn này diễn ra, doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra thời gian có hiệu lực của token. Đồng thời, khi lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số và phần mềm hóa đơn điện tử, nhà quản lý nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi ra quyết định.