Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử khi bán hàng online

Kinh doanh online là hình thức bán hàng trực tuyến, thông qua nền tảng công nghệ số như website, mạng xã hội (Facebook, Tiktok, Instagram) hoặc sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki). Kinh doanh online đang trở thành xu hướng kinh doanh hàng đầu hiện nay bởi sự phát triển vượt trội của công nghệ kỹ thuật số. Do đó, khi bán hàng thì người bán phải xuất hóa đơn bán hàng hóa. Vậy việc lập hóa đơn như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn Quý khách lập hóa đơn khi bàn hàng online.
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là gì?
Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập. Hóa đơn được dùng để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, chữ ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử. HĐĐT bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. 
Như vậy, có thể nói một cách ngắn gọn, dễ hiểu: Hóa đơn điện tử là hóa đơn được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Phân loại hóa đơn điện tử
Có thể phân HĐĐT thành các loại chính sau đây:
Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu và các loại hóa đơn khác (tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu tiền bảo hiểm,...).
Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng, cước phí vận tải quốc tế,...
Bên cạnh đó còn có loại HĐĐT có mã cơ quan thuế và không có mã cơ quan thuế:
HĐĐT có mã CQT là hóa đơn được cấp mã bởi CQT trước khi được sử dụng cho mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Loại hóa đơn này bao gồm cả trường hợp được khởi tạo bằng máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu đến CQT thông qua phương tiện điện tử.
HĐĐT không có mã CQT là hóa đơn do người bán lập và gửi cho người mua mà không có mã CQT. Loại hóa đơn này cũng bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền.

Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử khi bán hàng online
Chỉ tiêu “Ngày tháng năm” :
– Hoạt động bán hàng : là ngày chuyển giao quyền sở hữu (sử dụng) hàng hóa.
– Hoạt động cung cấp dịch vụ : Là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ
– Hoạt động xây dựng : Là ngày nghiệm thu bàn giao công trình, hạng mục công trình
Chỉ tiêu “Họ tên người mua hàng” : ghi đầy đủ họ tên người mua hàng, nếu người mua không lấy hóa đơn ghi rõ“người mua không lấy .hóa đơn” hoặc “ người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mả số thuế”
Chỉ tiêu “Tên đơn vị” : ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của người mua
Chỉ tiêu “Mã số thuế” : Ghi mã số thuế của đơn vị mua hàng
Chỉ tiêu “Địa chỉ” : Ghi đầy đủ địa chỉ theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế
Trường hợp viết tắt : Khi tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN”hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
Chỉ tiêu “Hình thức thanh toán” : Ghi “CK” nếu thanh toán qua ngân hàng; ghi “TM” nếu thanh toán bằng tiền mặt; ghi “TM/CK” nếu chưa xác định hình thức thanh toán.
Lưu ý : Những hóa đơn có tổng trị giá thanh toán từ 20.000.000vnđ trở lên, bắt buộc phải thanh toán chuyển khoản thì người mua mới được khấu trừ thuế GTGT, hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Chỉ tiêu “Số tài khoản” : có thể bỏ qua hoặc ghi số tài khoản của đơn vị mua hàng.
Chỉ tiêu “STT” : ghi số thứ tự tăng dần của các loại hàng hóa, dịch vụ
Chỉ tiêu “Tên hàng hóa, dịch vụ” : Ghi đầy đủ, chi tiết, chính xác tên hàng hóa bán ra như lúc mua vào (tên, ký hiệu, mã)
Ví dụ : Khi mua hàng hóa tên là “Máy vi tính Dell Latitude E7440” thì khi bán ra phải ghi là “Máy vi tính Dell Latitude E7440”
Chỉ tiêu “Đơn vị tính” : ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa bán ra, giống như khi mua vào (mua vào là “cái” thì bán ra phải ghi là “cái”). Khi có sự thay đổi đơn vị tính thì phải có bảng qui đổi có xác nhận của nhà cung cấp.
Chỉ tiêu “Số lượng” : ghi số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra
Chỉ tiêu “Đơn giá” : ghi giá bán của 1 đơn vị sản phẩm (giá chưa có thuế GTGT)
Chỉ tiêu “Thành tiền” : Ghi tổng số tiền = đơn giá x số lượng
Sau khi viết xong tất cả nội dung các mặt hàng bán ra, gạch chéo phần còn trống (nếu có) bắt đầu từ trái qua phải
Chỉ tiêu “Cộng tiền hàng” : Là tổng của các chỉ tiêu “Thành tiền”
Chỉ tiêu “Thuế suất thuế GTGT” :
– Ghi mức thuế suất của hàng hóa, dịch vụ là 0%, 5%, 10%
– Nếu hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế, miễn thuế thì gạch chéo “ / “
– Các mặt hàng có thuế suất như nhau thì mới được viết chung 1 hóa đơn
Chỉ tiêu “Tiền thuế GTGT” : được tính = “Cộng tiền hàng” x “Thuế suất thuế GTGT”, trường hợp không chịu thuế thì gạch chéo “ / “
Chỉ tiệu “Tổng cộng tiền thanh toán” : được tính = “Cộng tiền hàng” + “Tiền thuế GTGT”
Chỉ tiêu “Số tiền bằng chữ” : Viết số tiền bằng chữ của chỉ tiêu “Tổng cộng tiền thanh toán”
Lưu ý :
– Chỉ được làm tròn số lẻ đến hàng đơn vị (VD : 1.980.354,6 đ = 1.980.355 đ hoặc 200.356,4đ = 200.354đ)
– Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam.
– Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
Ví dụ: 10.000 USD – Mười nghìn đô la Mỹ.
Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn.
Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.
Chỉ tiêu “Người mua hàng” : Người đi mua hàng ký và ghi rõ họ tên (nếu bán hàng qua điện thoại, qua mạng, Fax … thì người mua hàng không phải ký nhưng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, qua Fax…)
Chỉ tiêu “Người bán hàng” : Người nào viết hóa đơn thì người đó ký và ghi rõ họ tên
Chỉ tiêu “Thủ trưởng đơn vị” : Giám đốc ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên (lưu ý : ký sống trên từng liên hóa đơn, không lót giấy cacbon). Trường hợp có ủy quyền của Giám đốc thì người được ủy quyền ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu treo vào góc trên bên trái của hóa đơn.

Giới thiệu các dịch vụ của Tín Việt

Dịch vụ pháp lý doanh nghiệp ♦ Dịch vụ thành lập công ty ♦Thay đổi Giấy phép công ty ♦ Thành lập chi nhánh - VPĐD - Kho hàng ♦ Giải thể - tạm ngưng kinh doanh ♦ Đăng ký thương hiệu - nhãn hiệu ♦ Đăng ký lao động - bảo hiểm

Dịch vụ thuế - kế toán ♦ Dịch vụ kế toán ♦ Dịch vụ báo cáo thuế ♦ Dịch vụ quyết toán thuế ♦ Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán

Các dịch vụ hỗ trợ khác ♦ Đăng ký chữ ký số ♦ Đăng ký hóa đơn điện tử ♦ Cho thuê địa chỉ để công ty ♦ Thiết kế website

 Hotline tư vấn về dịch vụ O969.541.541 Mr Chiêm (Call/Zalo/Viber)
Theo dõi chúng tôi tại   
Công ty TNHH Dịch vụ Giấy phép - Thuế - Kế toán Tín Việt
Văn phòng: 11/7 Thoại Ngọc Hầu, P. Hòa Thạnh, Q. Tân Phú, TPHCM
Tell: (028)39.733.734 - Hotline O969.541.541
Email: admin@ketoantinviet.com
Website: ketoantinviet.vn - ketoantinviet.com.vn - ketoantinviet.com