Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty mới nhất 2022

Để tiện cho nhu cầu tiếp cận khách hàng, mở rộng thị trường, nhiều công ty muốn thay đổi địa chỉ công ty song còn chưa nắm rõ thủ tục. Bài viết dưới đây của Tín Việt sẽ giải đáp các thủ tục thay đổi địa chỉ công ty mới nhất năm 2022.  

1. Khi nào thì doanh nghiệp cần thay đổi địa chỉ công ty?

1.1. Địa chỉ công ty là gì?

Địa chỉ công ty là địa điểm làm việc, liên hệ của doanh nghiệp trong lãnh thổ Việt Nam, địa chỉ công ty được xác định bằng số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Khi doanh nghiệp đăng ký hoạt động, thông tin về trụ sở công ty là nội dung bắt buộc. Thông tin địa chỉ công ty được công khai trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hóa đơn GTGT, chữ ký số nên nếu có sự thay đổi so với địa chỉ ban đầu sẽ kèm theo nhiều vấn đề liên quan, do vậy, doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khi chuyển đến một địa điểm mới.

Nơi trụ sở mới của công ty có thể khác trong phạm vi quận, tỉnh cho đến tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nơi doanh nghiệp đăng ký thành lập trước đó.

1.2. Thế nào là thay đổi địa chỉ công ty?

Thay đổi địa chỉ công ty là một thủ tục hành chính thực hiện tại Sở kế hoạch đầu tư, xác nhận địa chỉ công ty mới trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh từ việc thay đổi địa chỉ với cơ quan thuế, thay đổi địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đổi dấu, thay đổi hoá đơn…

1.3. Khi nào cần tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ doanh nghiệp

Những lý do khiến doanh nghiệp thay đổi địa chỉ chủ yếu là để công việc kinh doanh thuận tiện hơn, chuyển đến vị trí trung tâm để thuận tiện giao dịch với đối tác, tiếp cận khách hàng hay mở rộng thị trường…
 

2. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty mới nhất 2022

Bước 1: Chuẩn bị thủ tục thuế khi thay đổi địa chỉ công ty 2022

Doanh nghiệp trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ công ty có nghĩa vụ hoàn tất mọi thủ tục với cơ quan thuế, thanh toán đầy đủ các khoản thuế còn nợ hay đề nghị hoàn thuế, giải quyết thuế GTGT chưa khấu trừ. Công ty phải thực hiện thủ tục chốt thuế trước khi tiến hành đăng ký thay đổi thông tin địa chỉ trong các trường hợp sau:

• Công ty Việt Nam thay đổi địa chỉ trụ sở chính tại nơi khác quận, huyện cũ; không thay đổi cơ quan quản lý thuế;
• Công ty Việt Nam có vốn đầu tư nước ngoài thay đổi địa chỉ trụ sở chính tại nơi khác tỉnh cũ.

Doanh nghiệp chuyển đổi địa chỉ đến tỉnh, thành phố khác sẽ dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế quản lý sẽ phải chuẩn bị hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế gửi đến cơ quan thuế nơi chuyển đi và nơi chuyển đến.

Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại nơi chuyển đi:

• 01 Tờ khai theo mẫu 08-MST theo Thông tư 95/2016/TT-BTC
• 01 Bản sao giấy phép thành lập và hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cập theo địa chỉ mới với đối tượng là tổ chức kinh tế, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh

Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại nơi chuyển đến:

Nếu đối tượng soạn thảo hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế là doanh nghiệp sẽ thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo Nghị định 78/2015/NĐ-CP.Nếu đối tượng soạn thảo hồ sơ là các tổ chức kinh tế, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh… hồ sơ sẽ bao gồm:

• 01 Thông báo chuyển địa điểm theo mẫu 09-MST quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC
• 01 Giấy phép thành lập và hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cập theo địa chỉ mới (Bản sao)

Tiếp đó, các công ty này cần nộp thông báo theo mẫu 08 đến cơ quan thuế trực thuộc hiện tại để chốt nghĩa vụ thuế. Cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác nhận thông tin cho phép doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính theo mẫu 09-MST.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Sau khi hoàn thành việc chốt thuế và qua được sự xét duyệt của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty:

• Thông báo thay đổi địa chỉ nêu rõ: tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế; địa chỉ dự định chuyển đến; họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật
• Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty;

Với công ty thay đổi địa chỉ công ty phạm vi quận (cùng quận, khác quận), hồ sơ cần bổ sung:

• Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi địa chỉ công ty với Công ty TNHH 1 thành viên;
• Quyết định của Hội đồng thành viên với Công ty TNHH 2 thành viên;
• Quyết định của các thành viên hợp danh với công ty hợp danh;
• Quyết định của Đại hội đồng cổ đông với công ty cổ phần;
• Bản gốc Công văn của CQT (mẫu 09) về việc đồng ý cho chuyển quận 

Với công ty thay đổi địa chỉ công ty phạm vi khác tỉnh/thành phố, hồ sơ cần bổ sung:

• Bản sao Điều lệ công ty (sửa đổi, bổ sung)
• Danh sách người đại diện theo ủy quyền và quyết định của chủ sở hữu với Công ty TNHH 1 thành viên;
• Danh sách và quyết định của Hội đồng thành viên với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên;
• Danh sách và quyết định của Đại hội đồng cổ đông với Công ty cổ phần;
• Danh sách và quyết định của thành viên hợp danh với Công ty hợp danh;

Bước 3: Tiến hành nộp hồ sơ và nhận kết quả

Nộp hồ sơ chuyển đổi địa chỉ công ty tới Phòng Đăng ký kinh doanh

Cách 1: Người đại diện theo pháp luật của công ty gửi trực tiếp Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đến Phòng đăng ký kinh doanh 

Cách 2: Hồ sơ được nộp trực tuyến tất cả các nội dung đăng ký thay đổi được thực hiện qua tài khoản đăng ký kinh doanh online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Nhận kết quả từ Phòng đăng ký kinh doanh

Trong thời gian 03 ngày làm việc từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ, kết quả đăng ký kinh doanh mới sẽ được trả cho công ty qua đường bưu điện.
 

3. Lệ phí và nơi nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

• Doanh nghiệp được miễn lệ phí khi đăng ký hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty qua mạng điện tử với trang web Cổng thông tin quốc gia https://dangkykinhdoanh.gov.vn
• Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh cần nộp 50.000 đồng/lần tại thời điểm nộp.

4. Những thủ tục có liên quan đến việc thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh

• Doanh nghiệp cần tiến hành thay đổi con dấu công ty nếu có thông tin địa chỉ cũ trên con dấu;
• Doanh nghiệp cần thay đổi địa chỉ trên các giấy tờ khác liên quan: Giấy phép con; Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư…
• Treo biển công ty tại địa chỉ mới;
• Thông báo thông tin địa chỉ mới đến cơ quan nhà nước quản lý liên quan đến nội dung thay đổi địa chỉ trên tài khoản ngân hàng, trên hoá đơn đỏ và đăng ký tiếp tục sử dụng.

5. Xử lý khi có sai phạm khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ mới

Hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định 

• Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối khi quá thời hạn quy định từ 01 đến 30 ngày.
• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 khi quá thời hạn quy định từ 31 đến 90 ngày.
• Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng khi quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.

Ngoài ra, công ty có nguy cơ bị thu hồi, đóng băng mã số thuế!

6. Một số câu hỏi thường gặp về vấn đề thay đổi địa chỉ công ty

Có cần chuyển hồ sơ thuế khi thay đổi trụ sở công ty? 

Không cần chuyển hồ sơ thuế khi thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận/huyện thì

Nếu công ty thay đổi địa chỉ trong các khu vực cùng một quận/huyện thì không đổi cục quản lý thuế nên không cần chuyển hồ sơ thuế.

Nếu công ty thay đổi địa chỉ khác tỉnh/thành phố/quận/huyện thì thay đổi cả cơ quan quản lý thuế nên cần chuyển hồ sơ thuế từ cũ sang mới.

Có cần đổi con dấu doanh nghiệp khi thay đổi trụ sở công ty?

Không cần thay đổi con dấu, không cần chuyển hồ sơ thuế khi thay đổi địa chỉ công ty cùng khu vực quận, huyện thì

Thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện, tỉnh, thành phố thì cần phải thay đổi con dấu công ty.

Có cần thay đổi thông tin hóa đơn điện tử không?

Phải thay đổi thông tin trên hoá đơn điện tử theo trụ sở công ty mới.

Nếu chuyển địa chỉ công ty trong cùng Quận/Huyện thì chỉ cần liên hệ  quản lý thuế để làm thủ tục xác nhận việc thay đổi hóa đơn điện tử với địa chỉ mới của doanh nghiệp.

Nếu chuyển trụ sở công ty khác Quận/Huyện/Tỉnh/Thành phố thì doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chuyển hồ sơ thuế từ cơ quan quản lý thuế cũ sang cơ quan quản lý thuế mới.

Có cần thay đổi hóa đơn đỏ (VAT) khi thay đổi trụ sở công ty?

Không cần phải đổi hay in lại hoá đơn đỏ nếu chỉ thay đổi địa chỉ trong nội bộ quận huyện.

Từ Tháng 01/2020 Các doanh nghiệp đã áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử trên một số tỉnh/thành phố toàn quốc, tuy nhiên vẫn còn một số doanh nghiệp còn sử dụng hoá đơn giấy.

Ngược lại, nếu thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh thành phố thì cần làm đề nghị đặt in hoá đơn đỏ mới, thông báo phát hành hoá đơn sau đó mới được sử dụng chính thức.

Như vậy, bài viết trên đã hướng dẫn cụ thể về thủ tục hợp pháp thay đổi địa chỉ kinh doanh. Đặc biệt trong thời kỳ dịch bệnh, các phương pháp đăng ký qua mạng phổ biến các bạn có thể cân nhắc. Cảm ơn quý vị đã đón xem bài viết của Tín Việt!