Tổng quan về chi phí quản lý doanh nghiệp trong công ty vừa và nhỏ

Chi phí quản lý doanh nghiệp là loại chi phí thường phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, đây là loại chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để vận hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. 
Trong các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp, có nhiều khoản chi phí nhỏ nên rất ít được để ý, từ đó dẫn đến việc bỏ sót chi phí được trừ dẫn đến tình trạng nộp thuế thu nhập doanh nghiệp cao hơn so với lợi nhuận thực tế của công ty. Trong nội dung bài viết này, Tín Việt sẽ gởi đến các nhà quản lý, các giám đốc lời giải đáp liên quan đến câu hỏi: chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì? Và lưu ý để về mặt hồ sơ, chứng từ để có thể đưa các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế đã chi trả vào chi phí vào chi phí được trừ (chi phí hợp lệ) khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Vậy để chi phí quản lý doanh nghiệp được xác định là chi phí được trừ (chi phí hợp lệ) khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp cần những điều kiện gì?

Căn cứ vào khoản 2, điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC ban hành ngày 25 tháng 08 năm 2014, thì: 

“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Các loại chi phí quản lý doanh nghiệp thường gặp

Lương và các khoản theo lương

Lương và các khoản chi liên quan đến tiền lương của nhân viên thuộc bộ phận quản lý như: Bảo hiểm xã hội, phụ cấp, chi phí may đồng phục, …
Có thể kể đến một số vị trí thuộc bộ phận quản lý như: giám đốc, kế toán, bảo vệ, tạp vụ,nhân viên IT….

Văn phòng phẩm, dụng cụ, đồ dùng trong công tác quản lý

Có thể liệt kê một số khoản thường phát sinh như: giấy in, bút, thước, chi phí in ấn namecard, brochure, bao thư, …

Chi phí thuê văn phòng

Cần lấy hóa đơn đối với loại chi phí này. Hiện nay, văn phòng sẽ có rất nhiều dạng như: văn phòng chia sẻ, thuê văn phòng trọn gói, thuê mặt bằng kinh doanh hoặc thuê nhà nguyên căn để làm văn phòng công ty,…

Trong đó, việc thuê mặt bằng hoặc nhà nguyên căn của cá nhân không kinh doanh thường không có hóa đơn chứng từ nên doanh nghiệp thường bỏ sót loại chi phí này. Nếu có thể, hãy yêu cầu cá nhân cho thuê nhà, mặt bằng đến chi cục thuế môn hóa đơn bán hàng để xuất cho công ty và công ty sẽ được ghi nhận khoản chi phí vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp. 
Hoặc nếu việc thuê nhà không làm phát sinh thu nhập quá 100tr/năm đối với chủ nhà thì hãy làm hợp đồng thuê nhà. Và hàng tháng, khi chi tiền trả tiền thuê nhà thì làm đầy đủ phiếu chi để ghi nhận khoản chi phí này.

Các loại dịch vụ mua ngoài 
  Có thể kể đến các loại dịch vụ thường phát sinh trong quá trình quản lý doanh nghiệp như: tiền điện thoại, tiền điện, nước, dịch vụ internet, dịch vụ chuyển phát nhanh thư từ,chi phí quảng cáo…
.
Các khoản thuế, phí, lệ phí 

Có thể kể đến như: thuế đất, lệ phí môn bài, lệ phí sao y, chứng thực, phí cầu đường…
Lưu ý: Khoản phí cầu đường là khoản hay bị bỏ sót nhất do không tập hợp được các biên lai thu phí, lệ phí đường bộ. Hãy phối hợp với tài xế hoặc nếu giám đốc tự lái xe đi công tác thì hãy giữ lại các biên lại này

Chi phí phân bổ công cụ dụng cụ

Có thể kể đến như chi phí phân bổ máy in, máy tính, máy photocopy được sử dụng tại bộ phận văn phòng

Chi phí khấu hao tài sản cố định

Có thể kể đến như chi phí khấu hao xe ô tô, chi phí khấu hao xây dựng văn phòng, nhà bảo vệ,…

Ngoài ra, còn có một số khoản chi phí khác như: chi phí dự phòng phải thu nợ khó đòi, chi phí tiếp khách, ăn uống hoặc sử dụng các dịch vụ mua ngoài như: quà biếu, quà tặng,…

Trên đây là liệt kê các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp thường phát sinh. Việc tuân thủ và thực hiện đúng chế độ về hóa đơn, chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí thuế, hoàn toàn đúng luật. Nếu có bất cứ thắc mắc nào khác về chi phí quản lý doanh nghiệp, hãy để lại lời nhắn, dịch vụ kế toán trọn gói Tín Việt sẽ liên hệ và tư vấn thêm về vấn đề mà bạn đang gặp phải.

Trân trọng kính chào!