Vai trò của thông tin kế toán trong công tác quản lý

Kế toán doanh nghiệp (DN) có vai trò rất quan trọng đối với việc cung cấp thông tin kế toán phục vụ công tác quản lý và điều hành DN, là cơ sở cho việc ra các quyết định kinh tế và điều hành của chủ DN cũng như đối với các đối tượng liên quan như các cơ quan quản lý Nhà nước, các đối tác làm ăn, các Nhà đầu tư,… Cùng với sự phát triển của đất nước và mục tiêu quản lý từng thời kỳ thì mức độ cần thông tin kế toán cùng thời kỳ cũng khác nhau, sự biểu hiện cũng khác nhau. Hệ thống Kế toán Việt Nam đã có những thành công rõ nét với đầy đủ cơ sở pháp lý từ Luật Kế toán, các Nghị định hướng dẫn Luật Kế toán, Hệ thống Chuẩn mực Kế toán và các thông tư hướng dẫn Chuẩn mực Kế toán; Chế độ Kế toán các loại hình DN. Vậy, làm thế nào để thông tin kế toán đáp ứng được yêu cầu là nội dung cơ bản của bài viết này.  

Thứ nhất, yêu cầu cơ bản về thông tin kế toán

Một số yêu cầu cơ bản của thông tin kế toán hiện nay có thể liệt kê đó là:

Trung thực, các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Khách quan, các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo.

Đầy đủ, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kỳ kế toán phải được ghi chép và báo cáo đầy đủ, không bị bỏ sót.

Kịp thời, các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo kịp thời, đúng hoặc trước thời hạn quy định, không được chậm trễ. 

Dễ hiểu, các thông tin và số liệu kế toán trình bày trong báo cáo tài chính (BCTC) phải rõ ràng, dễ hiểu đối với người sử dụng. Người sử dụng ở đây được hiểu là người có hiểu biết về kinh doanh, về kinh tế, tài chính, kế toán ở mức trung bình. Thông tin về những vấn đề phức tạp trong BCTC phải được giải trình trong phần thuyết minh.

Có thể so sánh, các thông tin và số liệu kế toán giữa các kỳ kế toán trong một DN và giữa các DN chỉ có thể so sánh được khi tính toán và trình bày nhất quán. Trường hợp không nhất quán thì phải giải trình trong phần thuyết minh để người sử dụng BCTC có thể so sánh thông tin giữa các kỳ kế toán, giữa các DN hoặc giữa thông tin thực hiện với thông tin dự toán, kế hoạch.
 

Thứ hai, cơ sở hình thành thông tin kế toán

Để hình thành được thông tin kế toán cần phải thông qua toàn bộ quy trình kế toán từ khâu thu thập thông tin ban đầu, đến khâu xử lý rồi phân tích và cung cấp thông tin kế toán.

Thu thập thông tin kế toán đó là việc ghi nhận ban đầu các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thông qua phương pháp chứng từ kế toán (biểu hiện là các bản chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ kế toán). Với khâu này, toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh ban đầu được ghi nhận vào các bản chứng từ một cách trung thực, hợp lý, đầy đủ nhằm làm cơ sở nền tảng cho các khâu tiếp theo của quá trình kế toán.

Xử lý thông tin kế toán, đó là thông qua những thông tin ban đầu, sẽ tiếp tục được phân loại, sắp xếp, xử lý, hệ thống hóa thông qua các phương pháp kế toán như phương pháp Tài khoản kế toán và phương pháp tính giá, phương pháp tổng hợp - cân đối nhằm mục tiêu có được những thông tin phù hợp để ghi nhận vào các loại sổ kế toán, các báo cáo liên quan. Tại khâu này, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã được xử lý phù hợp và ghi nhận, nhưng vẫn chưa cung cấp được các thông tin một cách toàn diện mà cần phải tiếp tục tiến hành ở khâu tiếp theo.

Phân tích và cung cấp thông tin là từ những thông tin kế toán được ghi nhận sẽ tiếp tục được phân tích thông qua các phương pháp phân tích theo chiều dọc, phân tích theo chiều ngang, số tuyệt đối, số tương đối,... Nhằm có được những số liệu, những thông tin đáp ứng được yêu cầu của các đối tượng liên quan. Ví dụ như, từ số liệu số dư Nợ tiền trên Bảng cân đối kế toán qua phương pháp phân tích sẽ chỉ cho người đọc BCTC biết được số tuyệt đối giữa số dư tiền kỳ này và số dư tiền kỳ trước, sẽ biết được mức độ tăng/giảm của số dư tiền, sẽ biết được nguyên nhân làm thay đổi số dư tiền,...
 

Thứ ba, hình thức biểu hiện của thông tin kế toán

Kế toán sử dụng các thước đo giá trị, thước đo hiện vật và thước đo thời gian. Tuy nhiên, chủ yếu vẫn là thước đo giá trị. Đối với kế toán tài chính thì cung cấp các thông tin kinh tế tài chính chủ yếu phục vụ cho các đối tượng bên ngoài nên cần có giá trị pháp lý cao và theo khuôn mẫu nhất định về mặt trình bày, hình thức biểu hiện và thời gian; ngược lại, kế toán quản trị chủ yếu cung cấp thông tin cho chủ DN trong việc ứng xử và ra các quyết định kinh doanh, không mang tính chất bắt buộc nên có hình thức biểu hiện và báo cáo tức thì theo yêu cầu. Hơn nữa, kế toán quản trị sử dụng các số liệu quá khứ để từ đó định hướng dự báo tương lai, nên khuôn mẫu báo cáo cũng đa dạng nhằm mục tiêu đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin của chủ DN
 

Thứ tư, đánh giá chất lượng của thông tin kế toán

Để đánh giá chất lượng thông tin kế toán cung cấp tùy theo từng nhu cầu và mục tiêu nhất định, cũng như căn cứ vào các Báo cáo kế toán khác nhau mới đánh giá được chất lượng thông tin kế toán. Như thông qua BCTC sẽ biết được tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản; kết quả kinh doanh và mức độ chắc chắn về luồng tiền của  DN. Cụ thể:

Với Bảng CĐKT sẽ cung cấp các thông tin về tình hình tài sản và nguồn hình thành tài sản của DN tại một thời điểm. Các chỉ tiêu phần tài sản phản ánh giá trị các loại vốn của DN hiện có đến thời điểm lập BCTC, cho phép đánh giá quy mô, kết cấu đầu tư vốn, năng lực và trình độ sử dụng vốn của DN, giúp DN xây dựng được một kết cấu vốn hợp lý nhất; Thể hiện các loại vốn cụ thể mà DN đang có quyền quản lý, quyền sử dụng trong sản xuất kinh doanh. Mặt khác, DN phải có trách nhiệm trong việc sử dụng lượng tài sản đó trong sản xuất kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất.

Phần Nguồn vốn thể hiện giá trị và quy mô các nguồn vốn mà DN đã, đang huy động sử dụng để đảm bảo cho lượng tài sản của DN trong sản xuất kinh doanh. Cho phép đánh giá được thực trạng tài chính, kết cấu của từng nguồn vốn được sử dụng trong hoạt động kinh doanh; Thể hiện quyền quản lý và sử dụng các loại nguồn vốn của DN trong đầu tư hình thành kết cấu tài sản. Mặt khác, DN phải có trách nhiệm trong việc quản lý và sử dụng các nguồn vốn.

Với Báo cáo Kết quả HĐKD sẽ cung cấp các thông tin về thu nhập, chi phí, kết quả và nghĩa vụ thuế của DN trong một thời kỳ
Với Báo cáo LCTT cung cấp các thông tin về luồng tiền của DN và khả năng, mức độ chắc chắn tạo luồng tiền của DN trong một thời kỳ; kết cấu/tỷ trọng các luồng tiền được tạo ra trong DN.

Với Bản Thuyết minh BCTC sẽ cung cấp, bổ sung các thông tin minh họa, chi tiết hơn về Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo Lưu chuyển tiền tệ cũng như giải trình về việc tuân thủ chính sách kế toán và các thông tin khác liên quan đến DN.

Với các báo cáo quản trị sẽ giúp cho chủ DN biết được các kế hoạch trong tương lai, phục vụ kiểm soát chi phí trong quá trình sản xuất hoặc phục vụ cho việc lựa chọn phương án kinh doanh ngắn hạn, định giá bán sản phẩm, dự toán các BCTC,... Các báo cáo quản trị không có khuôn mẫu nhất định mà chủ yếu do kế toán DN dựa vào yêu cầu cung cấp thông tin, mục tiêu quản trị để đưa ra các báo cáo này.

Với thông tin về thuế và kế toán thuế, sẽ giúp cho chủ DN biết được tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước như thế nào cũng như việc vận dụng những quy định về chính sách tài chính, chính sách thuế để nhằm mang lại lợi ích cao nhất cho DN. Hiện nay, liên quan đến các vấn đề thuế có pháp luật về quản lý thuế và pháp luật cụ thể các loại thuế. Mỗi loại thuế cụ thể, sẽ có những báo cáo nhất định phù hợp đáp ứng yêu cầu quản lý thuế.

Tùy từng quy mô, lĩnh vực hoạt động mà yêu cầu cung cấp thông tin cũng khác nhau, như đối với các tập đoàn đa quốc gia, xuyên quốc gia thì đặc điểm yêu cầu cung cấp thông tin sẽ là:

Thứ nhất, phản ánh được các vấn đề liên quan đến tỷ giá hối đoái: Hầu hết các hoạt động kinh doanh quốc tế liên quan đến việc đổi một đồng tiền này lấy đồng tiền khác để thực hiện thanh toán. Hành vi đó, luôn liên quan đến tỷ giá hối đoái. Trong khi đó, tỷ giá hối đoái biến động theo thời gian, làm cho các luồng tiền trong thanh toán cũng thay đổi theo. Hậu quả là, số lượng nội tệ mà Cty cần phải trả để mua hàng nước ngoài có thể thay đổi, thậm chí ngay cả khi người cung cấp không hề điều chỉnh lại giá cả của chúng. Sự biến động của tỷ giá hối đoái cũng có thể tác động đến nhu cầu nước ngoài đối với sản phẩm của Cty. Khi đồng tiền trong nước mạnh lên, sản phẩm được thể hiện bằng đồng tiền đó sẽ đắt hơn đối với người nước ngoài. Điều này, có thể dẫn đến sự suy giảm nhu cầu và từ đó mà làm giảm luồng tiền vào. Đối với các tập đoàn có chi nhánh ở nước ngoài, sự biến động tỷ giá hối đoái tác động tới giá trị của các luồng tiền chuyển từ Cty con tới Cty mẹ. Khi đồng tiền trong nước của Cty mẹ mạnh, số tiền được chuyển vô hình dung sẽ bị giảm đi so với số tiền tiêu dùng trong nước.

Thứ hai, tuân thủ quy định về chính sách kế toán tài chính của từng quốc gia có Cty: Với mạng lưới hoạt động rộng lớn ở nhiều nước, nên tại từng nước sở tại các Cty này đều phải tuân thủ các quy định về chính sách tài chính kế toán của nước bản địa. Đồng thời, để phục vụ cho mục tiêu chung của cả Tập đoàn xuyên quốc gia định kỳ phải gửi các báo cáo về Cty mẹ nhằm thực hiện kiểm soát cũng như phục vụ việc lập BCTC hợp nhất. Sự chuyển BCTC theo quy định của nước sở tại ảnh hưởng đến các chính sách kế toán, quy chế tài chính và các quy định khác,... Tuy nhiên, BCTC hợp nhất chỉ được thực hiện khi có sự đồng nhất về chính sách kế toán, kỳ kế toán,... Do đó, lại phải xuất điều chỉnh nhằm mục tiêu này. Để thực hiện được điều này, có thể các kế toán của Cty mẹ sẽ có chính sách cụ thể ban đầu nhằm phục vụ việc kiểm tra cũng như lập BCTC hợp nhất hoặc có thể phải thực hiện lập BCTC bổ sung nhằm hạn chế sự khác biệt.

Thứ ba, phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí giữa các Cty con và Cty mẹ: Thể hiện tính độc lập ở chỗ các Cty con chủ động đề ra các chính sách kinh doanh, chính sách kinh tế tài chính nhằm mục tiêu lợi nhuận của Cty con cũng như của cả Tập đoàn. Trong quá trình này phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến tăng/giảm tài sản, tăng/giảm Nguồn vốn, ghi nhận doanh thu, ghi nhận chi phí,... Ngoài ra, tính phụ thuộc thể hiện Cty mẹ có quyền tham gia vào việc đề ra các chính sách tài chính và các hoạt động kinh tế nhằm thu được các lợi ích kinh tế chung của Tập đoàn xuyên quốc gia. Nên cần có sự phân bổ chi phí, doanh thu, lợi nhuận giữa Cty mẹ và các Cty con.

Thứ tư, mối quan hệ với các Cty liên doanh, Cty liên kết: Mối quan hệ với các Cty liên doanh, Cty liên kết là cần thiết khách quan trong các giao dịch để thực hiện các hoạt động kinh doanh. Việc phản ánh các giao dịch với các Cty này tuân thủ đúng các quy định tuy phương pháp ghi nhận và phản ánh khác nhau. Và khi chuẩn bị trình bày, lập BCTC hợp nhất cũng là yêu cầu quan trọng bắt buộc.

Thứ năm, có nhiều đối tượng sử dụng thông tin kế toán với những quy chuẩn khác nhau: Cty mẹ đặt tại một nước và có nhiều Cty con, Cty liên doanh, Cty liên kết ở các nước khác nhau, nhưng khi cung cấp thông tin về BCTC hợp nhất của Tập đoàn xuyên quốc gia thì phải chuẩn hóa theo quy định nhất định và có thể khẳng định là những tiêu chuẩn đã được kế toán quốc tế nói chung thừa nhận rộng rãi, có giá trị pháp lý cao. Do đó, trong quá trình chuẩn bị trình bày và lập BCTC hợp nhất việc chuyển đổi theo quy định quốc tế là tất yếu và sẽ có những giao dịch trọng yếu.

Như vậy, để đưa ra quyết định kinh tế phục vụ công tác quản lý, điều hành DN cần thiết và tiên quyết phải dựa vào các thông tin kế toán, thông tin thuế của DN. Nhận thức được điều này, để từ đó các chủ DN hoạch định việc thu nhận - xử lý và phân tích, cung cấp thông tin kế toán đáp ứng được vai trò đối với từng DN.