Viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử xử lý như thế nào?

Viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử là một trong các lỗi thường gặp nhất. Việc viết sai sẽ ảnh hưởng đến quá trình hạch toán của đơn vị, doanh nghiệp. Căn cứ vào từng trường hợp cụ thể mà có các cách xử lý khác nhau đảm bảo đúng quy định của Pháp luật về hóa đơn chứng từ.

1. Căn cứ pháp lý quy định xử lý hóa đơn chứng từ khi có sai sót

Hiện nay, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đơn vị. Để có thể thực hiện chuyển đổi số thành công và thống nhất việc lập và quản lý hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ.
Căn cứ xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót hiện được thực hiện theo hướng dẫn tại:

• Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020

Trong quá trình lập hóa đơn điện tử có sai sót là điều không thể tránh khỏi. Các sai sót sẽ được xử lý theo quy định đảm bảo thống nhất.

2. Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử được xử lý như sau.

2.1. Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định xử lý sai sót trên HĐĐT đã được cấp mã của Cơ quan thuế chưa gửi cho người mua hàng nếu phát hiện sai sót thì xử lý như sau:

• Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã có sai sót.
• Người bán lập HĐĐT mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
• Cơ quan thuế thực hiện hủy HĐĐT đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

2.2. Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý theo quy định tại Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Cách 1:

• Người bán lập HĐĐT điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
• Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót tên hàng hóa, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
• HĐĐT điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Cách 2:

• Người bán lập HĐĐT mới thay thế cho HĐĐT có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót tên hàng hóa, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
• HĐĐT mới thay thế HĐĐT đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Sau đó người bán ký số trên HĐĐT mới điều chỉnh hoặc HĐĐT thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Cuối cùng thực hiện:

=> Gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
=> Gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho HĐĐT mới để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

Việc xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử cần phải thực hiện đúng quy định và trước khi có thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền để tránh rủi ro bị phạt. Hy vọng những thông tin chia sẻ trong bài viết sẽ hữu ích cho bạn đọc.