Cách sắp xếp hồ sơ chứng từ chuẩn cho mùa quyết toán ở công ty thương mại

Kế toán trong công ty thương mại, dịch vụ có nghiệp vụ và chứng từ không quá phức tạp. Tuy nhiên, để khi quyết toán thuế mọi việc được diễn ra dễ dàng, nhanh chóng và chính xác thì kế toán cần phải sắp xếp hồ sơ, chứng từ, tài liệu liên quan một cách khoa học.
Bài viết dưới đây, Tín Việt sẽ hướng dẫn bạn cách sắp xếp hồ sơ chứng từ chuẩn cho mùa quyết toán thuế mà kế toán nào cũng nên nắm vững.

1. Nội dung kế toán cần chuẩn bị trước khi quyết toán thuế

1.1. Các tờ khai thuế đã nộp

Kế toán cần chuẩn bị các tài liệu sau:

• Báo cáo tài chính các năm
• Tờ khai quyết toán thuế TNDN hàng năm: Đối với tờ khai nào, kế toán nên in năm nào ra năm đó luôn hoặc kết xuất ra một bản từ hệ thống kê khai sau khi nộp, vì tờ khai này sau khi nộp cho cơ quan thuế khi tải về sẽ không mở được dưới dạng nào.
• In tờ khai thuế hàng tháng, quý, năm và sắp xếp theo trình tự thời gian, cùng với bảng kê mua vào bán ra kẹp vào tờ khai thuế.

Lưu ý:

• Trước khi lưu trữ, kế toán cần kiểm tra lại bảng kê mua vào – bán ra xem có khớp số liệu với tờ khai thuế không trước khi thuế có quyết định.
• In luôn các thông báo đã nộp thành công kẹp vào các báo cáo có liên quan.
• Sắp xếp BCTC và các báo cáo này theo trình tự thời gian.
• Về sổ sách của doanh nghiệp:

– Sổ cái: Nếu doanh nghiệp ít chứng từ, kế toán in sổ cái theo năm, nếu doanh nghiệp nhiều chứng từ thì in theo tháng, quý.

– Sổ chi tiết: Là sổ TK cấp 2 của tài khoản sổ cái. Kế toán xem trên BCTC có những tài khoản nào có cấp 2 thì in ra.

1.2. Kiểm tra mặt chứng từ, hóa đơn

Kiểm tra hóa đơn đầu ra đã có đủ chữ ký liên 1 và liên 3 chưa.
Kiểm tra xem các hóa đơn có  bảng kê đi kèm đã có bảng kê đi kèm chưa.

2. Phương pháp sắp xếp hồ sơ chứng từ kế toán

• Xếp hóa đơn đầu ra liên 3 vào cùng nhau, hóa đơn đầu vào cùng với nhau để Cơ quan thuế sẽ kiểm tra chéo thông tin hóa đơn so với thông tin kinh tế kê khai trên bảng kê thuế.
• Thứ tự kẹp chứng từ đầu vào: Hóa đơn, Hợp đồng, Biên bản bàn giao, Chứng từ thanh toán.
• Thứ tự kẹp chứng từ đầu ra: Hóa đơn, Hợp đồng (nếu có) -> Phiếu xuất kho -> Giấy báo có của ngân hàng, hoặc phiếu thu.
• Hồ sơ lương kiểm tra lại xem đã đủ các thông tin trên bảng lương hay chưa.
• Sổ phụ ngân hàng kẹp ngân hàng đó theo trình tự thời gian và đóng thành quyển.
• Chứng từ chi lương xem lại chữ ký.
• Hồ sơ lương xem lại chữ ký xem đã đầy đủ chưa, chữ ký có khớp với các tài liệu khác như cam kết, hợp đồng lao động.

3. Các nội dung khi quyết toán thuế mà công ty thương mại cần chú ý

Bên có Tài khoản 131: Đây là chỉ tiêu khách hàng ứng trước tiền hàng thể hiện số tiền khách hàng ứng trước và bên công ty chưa xuất doanh thu. Đây là chỉ tiêu được cơ quan thuế chú ý. Vì vậy bạn cần chuẩn bị cho việc giải trình dư có TK 131:

• Hợp đồng
• Biên bản đặt cọc
• Điều khoản trong hợp đồng chứng minh số tiền ứng trước của khách hàng chứ chưa phát sinh doanh thu.

Bên Có TK 331: Thể hiện phải trả nhà cung cấp. Chỉ tiêu này thể hiện công nợ còn thiếu. Bạn cần chuẩn bị hồ sơ:

• Hợp đồng mua bán
• Điều khoản thanh toán: Chứng minh thời gian thanh toán hợp lý đúng với số tiền chưa thanh toán là phù hợp.

Doanh thu, Giá vốn và các hóa đơn không hợp lý có thể bị xuất toán. Bạn cần lưu ý các khoản chi đầu vào như quà tặng, rượu bia… sẽ dễ bị loại nên cần có phương án giải trình trước.

Hi vọng bài viết đã cung cấp cho bạn cách sắp xếp chứng từ kế toán cho công ty thương mại khi quyết toán thuế