Xử lý hóa đơn đầu vào bị sai địa chỉ tránh thiệt hại cho doanh nghiệp

Hóa đơn đầu vào bị sai địa chỉ là một trong những lỗi thường gặp nhất đối với kế toán mới. Tuy nhiên không phải ai cũng có cách xử lý đúng và hiệu quả. Vậy với kế toán nhiều kinh nghiệm sẽ có cách xử lý như thế nào để giúp doanh nghiệp tránh được những thiệt hại đáng tiếc?  

1. Nguyên nhân dẫn đến hóa đơn đầu vào sai địa chỉ

Hóa đơn đầu vào được hiểu là những dạng hóa đơn được sử dụng vào mục đích mua sắm hàng hóa, vật tư, thanh toán dịch vụ,… nhằm phục vụ cho doanh nghiệp. Hóa đơn đầu vào có thể là chứng từ dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình hoạt động hoạt động của doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, việc mua bán trao đổi hàng hóa số lượng lớn không tránh khỏi việc hóa đơn đầu vào bị sai địa chỉ. Hóa đơn đầu vào bị sai địa chỉ có thể do nhiều nguyên nhân:

• Do sơ suất của kế toán khi lập hóa đơn
• Do nhầm lẫn của người cung cấp dữ liệu
• Có nhiều địa chỉ của 1 đơn vị cung cấp

Dù do nguyên nhân nào thì khi phát hiện hóa đơn đầu vào sai địa chỉ thì kế toán đều cần xử lý ngay. Nhằm đảm bảo các thông tin trong hóa đơn đúng tránh trường hợp cơ quan thuế kiểm tra phát hiện dẫn đến bị phạt.
 

2. Cách xử lý hóa đơn đầu vào bị sai địa chỉ

Việc xử lý hóa đơn đầu vào bị sai địa chỉ cần tuân theo quy định của Pháp luật. Kế toán lưu ý căn cứ pháp lý và thời gian xử lý.

2.1. Căn cứ pháp lý xử lý hóa đơn đầu vào bị sai địa chỉ

Căn cứ pháp lý xử lý hóa đơn đầu vào bị sai địa chỉ gồm có:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 Nghị định quy định về hóa đơn chứng từ.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của luật quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của chính phủ quy định về hóa đơn chứng từ.

2.2. Cách xử lý hóa đơn đầu vào bị sai địa chỉ

Về cách xử lý hóa đơn đầu vào bị sai địa chỉ, trên phương diện người mua sẽ căn cứ theo quy định tại Điều 20 và Điều 26 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Cụ thể kế toán (bên mua) xử lý như sau:

(1) Trường hợp hóa đơn mua của cơ quan thuế đã lập

Người mua thông báo cho người bán về việc sai địa chỉ (trường hợp người bán chưa phát hiện ra)
Các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh và lưu trữ kèm hóa đơn đã lập sai.

(2) Trường hợp hóa đơn điện tử sai tên địa chỉ:

Căn cứ theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau

• Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
• Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

Như vậy, nếu phát hiện hóa đơn đầu vào bị sai địa chỉ kế toán chỉ cần xử lý theo quy định. Thông thường người mua và người bán sẽ chỉ cần lập biên bản điều chỉnh chứ không phải lập hóa đơn điều chỉnh nếu không ảnh hưởng đến các nội dung thuế khác. Trong biên bản điều chỉnh hai bên cần nêu rõ tên người đại diện, địa chỉ công ty, lý do lập biên bản và điều chỉnh lại địa chỉ bên mua hàng (hoặc có thể bên bán) cho đúng.  Đồng thời phải có xác nhận về việc điều chỉnh của cả hai bên và lưu trữ kèm hóa đơn.

Việc xử lý hóa đơn đầu vào sai địa chỉ đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện đúng các quy định về nghiệp vụ kế toán và kê khai thuế. Trong trường hợp cơ quan thuế kiểm tra sẽ tránh được rủi ro khai khống hoặc hóa đơn đầu vào không hợp lệ.

Trên đây là cách xử lý khi hóa đơn đầu vào bị sai địa chỉ dựa trên các cơ sở pháp lý của pháp luật hiện hành. Trong trường hợp nếu là kế toán mới cần tham khảo thêm kinh nghiệm xử lý sai sót càng sớm càng tốt.