Nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ

Hóa đơn, chứng từ là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp kê khai thuế và thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của Pháp luật. Nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

1. Nguyên tắc lập hóa đơn

Nắm rõ nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ giúp doanh nghiệp, đơn vị tránh bị cơ quan thuế phạt và các rủi ro về tài chính khác. Nhằm tạo thuận lợi cho việc quản lý hóa đơn chứng từ, tất cả các đơn vị, tổ chức phải lập hóa đơn chứng từ theo nguyên tắc chung thống nhất.

Đối với hóa đơn:

Nguyên tắc lập hóa đơn được quy định tại Khoản 1, Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 có hiệu lực kể từ ngày 1/7/2022. Cụ thể như sau:
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua. Người bán lập hóa đơn trong tất cả các trường hợp:

• Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu;
• Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất;
• Xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa

Khi lập hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

Đối với chứng từ:

Song song với hóa đơn là các chứng từ. Nguyên tắc lập đối với chứng từ được quy định tại Khoản 2,  Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

• Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí
• Nội dung chứng từ phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này.

Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn một trong hai cách:

• Cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế
• Cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
 

2. Quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ

Quản lý sử dụng hóa đơn, chứng từ tốt giúp thiết lập dữ liệu cho nhiều chiến lược kinh doanh, tiết kiệm được chi phí và nguồn lực hiệu quả. Căn cứ theo quy định tại Khoản 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định việc quản lý sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

Trước khi sử dụng hóa đơn, biên lai phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo phát hành theo quy định tại Điều 15, Điều 34 và Khoản 1 Điều 36 Nghị định này.

Đối với hóa đơn, biên lai do cơ quan thuế đặt in, cơ quan thuế thực hiện thông báo phát hành theo Khoản 3, Điều 24 và Khoản 2, Điều 36 Nghị định này.
Phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, báo cáo tình hình sử dụng biên lai đặt in, tự in hoặc biên lai mua của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 29, Điều 38 Nghị định này.

Trong trường hợp sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử thì việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, quản lý thuế và quy định tại Nghị định này.

Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Tổ chức thu phí, lệ phí được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai thu phí, lệ phí. Biên lai được ủy nhiệm cho bên thứ ba vẫn ghi tên của tổ chức thu phí, lệ phí là bên ủy nhiệm

Dữ liệu hóa đơn, chứng từ khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, dữ liệu chứng từ khi thực hiện các giao dịch nộp thuế, khấu trừ thuế và nộp các khoản thuế, phí, lệ phí là cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin hóa đơn, chứng từ cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.